Databases

Rentman heeft verschillende databases namelijk materialen, personeel, voertuigen en contacten. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je gebruik maakt van deze databases. 

Algemeen
De databases in Rentman vind je door op de module knoppen aan de linkerkant in het hoofdscherm van Rentman te klikken. Klik op de knop materialen , personeel , voertuigen  of contacten  om de bijbehorende database te openen.
 
Databases
In de materialendatabase voeg je al je materialen toe zodat je die in projecten kunt plannen. Bij personeel voeg je je medewerkers toe om ze in projecten op functies te kunnen inplannen. Daarna kan je personeel met een eigen account inloggen. Je voegt je voertuigen toe in de voertuigendatabase zodat je ritten kunt plannen. Je voegt ook je klanten, locaties en leveranciers toe in de contactendatabase zodat je die kunt koppelen aan projecten.
 
Bonnen
De gegevens die je invult in de databases komen ook terug op je bonnen. Zo komen de contactgegevens van je klanten terug op offertes en facturen, komen materialen op pakbonnen en offertes en komen je medewerkers op callsheets terug.
 
Importeren
Voor al je databases is er de mogelijkheid om informatie te importeren. Hierdoor kun je snel je materiaallijsten inladen en informatie updaten in Rentman. Hier lees je hoe importeren werkt
 
Materialen
Toevoegen
Alle materialen in je magazijn voeg je als losse items toe in Rentman. Dit kun je in één keer doen door een materialenlijst te importeren (als CSV of Excel bestand) of je voegt materialen één voor één toe. Bij ieder item voeg je informatie als naam, aantal in database (voorraad) en huurprijs toe. Naast verhuuritems kun je ook verkoopitems toevoegen door deze als verkoopitems aanmerken.
 
Handig combineren
Wanneer alle materialen los in Rentman staan kun je items handig combineren met samengestelde sets, cases en accessoires. Door dit goed in te stellen, kun je sneller werken en fouten voorkomen.
 
Geavanceerd: Exemplaren en QR codes toevoegen
Bij items kun je exemplaren met serienummers toevoegen. Aan exemplaren kun je net als aan items QR-codes koppelen. Er zit verschil tussen items en exemplaren. Een item is bijvoorbeeld een speaker waar je vier stuks van hebt, een exemplaar is één van deze speakers met een serienummer. Door te werken met exemplaren en QR-codes/barcodes heb je inzicht welke exemplaren op welke projecten zijn geweest. Dit is handig bij manco's, diefstal en reparaties.
 
Personeel
Toevoegen
In de medewerkersmodule voeg je al je medewerkers en freelancers toe. Hierdoor kun je ze op functies in projecten inplannen. Door tarieven toe te voegen aan medewerkers worden automatisch de juiste kosten van medewerkers bij projecten berekend.
Inleiding medewerkers en gebruikersrollen
 
Rechten en toegang van medewerkers bepalen
Al je medewerkers kunnen met een medewerkersaccount inloggen. Hiervoor vul je voor je medewerkers een gebruikersnaam (kleine letters en aan elkaar geschreven), wachtwoord en gebruikersrol in.
Je bepaalt met de gebruikersrol welke rechten en toegang een medewerker in Rentman heeft. Freelancers geef je bijvoorbeeld een gebruikersrol die hen alleen toestaat om hun eigen planning te bekijken.
In Rentman staan een aantal voorbeeld-gebruikersrollen die je kunt gebruiken en eenvoudig kunt aanpassen. Gebruikersrollen wijs je toe in de medewerkersmodule, gebruikersrollen pas je aan in de configuratiemodule.
Meer informatie over gebruikersrollen.
 
Powerusers
In Rentman kunnen gebruikers wel of geen poweruser zijn. Powerusers zijn betaalde accounts. Niet-poweruser accounts zijn gratis en onbeperkt. Een medewerker is een poweruser wanneer de toegewezen gebruikersrol een poweruser rol is. Een gebruikersrol is een poweruserrol wanneer er projecten mee gemaakt/gewijzigd mogen worden. Powerusers kunnen dus ook offertes, planningen en facturen maken. Een niet-poweruserrol kan wel rechten hebben om de planning te bekijken, materialen in/uit te boeken, pakbonnen te maken en aanpassingen te maken in de databases.
 
Contacten
Toevoegen
Alle contacten voeg je toe aan de contactendatabase. Bij projecten kies je een opdrachtgever en locatie uit je contacten.  
 
Bij het vullen van je contactendatabase verdeel je de contacten over verschillende mappen, de contacten komen wel in één contactendatabase waar je uit kunt kiezen in een project. Door middel van labels kun je onderscheid maken tussen verschillende groepen contacten. Op deze manier kan je voor hen bijvoorbeeld specifieke mailings maken. 
 
Aan elk contact kun je meerdere contactpersonen koppelen. Een contactpersoon is bijvoorbeeld Pim bij contact Rentman. Een contactpersoon kan ook een afdeling zijn zoals de financiële afdeling waar de facturen naartoe gestuurd moeten worden. Contactpersonen kan je apart importeren en koppelen aan contacten.
 
Voertuigen
Toevoegen
Voertuigen voeg je in de voertuigenmodule toe. De voertuigen plan je in projecten in op ritten. Door de juiste kosten in te voeren worden in projecten automatisch de juiste kosten berekend. Voertuigen die je inhuurt kun je ook invoeren met de bijbehorende kosten.
Meer informatie over voertuigen toevoegen
 
 
 
 
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.