Je instellingen wijzigen

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

In de Configuratiemodule kan je je instellingen voor het gebruik van Rentman aanpassen. Deze module is belangrijk wanneer je voor het eerst je account instelt. In dit artikel leggen we alle beschikbare opties in de module uit en verwijzen we naar onze andere artikelen met meer informatie over een specifiek onderwerp.

In dit artikel:
> Account
> Instellingen
> Klantcommunicatie
> Financieel
-

Account

Bedrijfsgegevens

  • Contactpersoon
    • De contactpersoon ontvangt meldingen over updates en eventuele technische problemen.
  • Betalingsinformatie
    • Rentman gebruikt deze informatie om jouw Rentman licentie te factureren.
  • Extra
    • Upload een afbeelding voor op de inlogpagina (optioneel).

Licenties

  • Een overzicht van je huidige Rentman licentie, aantal power users en gebruikte schrijfruimte.
 

Betalingen

  • Een overzicht van je facturen en hun status.

Gebruikersrollen

  • Maak en bewerk gebruikersrollen voor elke Rentman gebruiker. 
    • Door het instellen van een gebruikersrol, bepaal je de rechten (mogelijkheden en toegang) die een gebruiker heeft in Rentman.

Voor meer informatie, lees ons artikel over het maken en toewijzen van gebruikersrollen

  • Kies een reparatiemanager
    • Zoek naar een personeelslid in je database om hem/haar te kiezen als reparatiemanager. Deze persoon ontvangt een e-mail wanneer een nieuwe reparatieopdracht wordt toegevoegd aan een item.

Let op: Een reparatiemanager ontvangt geen bericht wanneer hij/zij zelf de reparatieopdracht toevoegt aan een item.

Extensies

  • Activeer en deactiveer extensies in Rentman. Deze extensies voegen extra functionaliteiten toe.

Instellingen

Tijd en locatie

  • Tijdzone
    • Bepaal je huidige tijdzone
  • Locatiegegevens t.b.v. kilometerberekening
    • Voer het adres in waarvandaan de afstand tot het evenement berekend moet worden.

Nummerreeksen

Je kan de nummers van verschillende dingen aanpassen in Rentman. Het huidige nummer van elk ding is het hoogste nummer dat tot nu toe is voorgekomen.

Tip: Wanneer je een nummer bewerkt, zal het volgende nummer voor dat specifieke ding jouw ingesteld nummer +1 worden. Bijvoorbeeld: wanneer je het huidige contractnummer instelt op 50, zal het eerstvolgende contractnummer 51 zijn.
Let op: Je kan in dit scherm geen letters invoeren. Materiaalcodes die letters bevatten kunnen worden geïmporteerd, of handmatig worden toegevoegd aan je materialenlijst. Lees onze artikelen over materiaal importeren en materiaal toevoegen voor meer informatie.

Dit is een lijst van alle dingen waarvan je het nummer kan aanpassen:

  • Huidig nummer pakbonnen
  • Huidig offertenummer.
  • Huidig contractnummer
  • Huidig factuurnummer
  • Huidig nummer aanmaningen
  • Huidig nummer inhuuropdrachten
  • Huidig nummer inhuurbonnen
  • Huidig projectnummer
  • Huidig nummer contacten
  • Huidige nummer materialencode
  • Huidig nummer QR-codes
  • Huidig nummer reparaties
  • Huidig nummer reparatiebonnen
 

Projecttypes

  • Maak een nieuw, of bewerk je bestaande projecttypes. 
Voor meer informatie, lees ons artikel over projecttypes.
 

Projecttemplates

  • Maak een nieuw, of bewerk je bestaande projecttemplates.
Voor meer informatie, lees ons artikel over projecttemplates.
 

Periodieke keuringen

  • Maak een nieuw, of bewerk je bestaande periodieke keuringen.

Urenregistratie

  • Bepaal hoe ver terug een personeelslid nog zijn/haar uren mag aanpassen.
  • Stel de standaardlengte van de personeelspauzes in.
  • Bepaal of jouw personeel een wachtwoord moet intypen voordat zij hun uren mogen bewerken.

Extra invoervelden

  • Door extra invoervelden toe te voegen kan je je eigen gewenste informatie toevoegen in de hoofdmodules van Rentman.

Voor meer informatie, lees ons artikel over extra invoervelden

Database legen

  • Wanneer je je database leegt, verlies je al je data. Dit proces kan tot vijf minuten in beslag nemen. Alle gebruikers zullen worden uitgelogd van hun account terwijl de database wordt geleegd.
  • Je kan ervoor kiezen om de knop "Database legen" te verbergen, om te voorkomen dat iemand dit per ongeluk doet.

Klantcommunicatie

Communicatie

  • Berichten
    • Vul je bedrijfsnaam en e-mailadres in.
    • Bepaal wie weergegeven wordt als de afzender.
    • Bepaal of je een BCC kopie wilt meesturen naar iemand anders.
    • Kies het e-mail adres waar de BCC kopie naar toe gestuurd moet worden.
  • Digitally sign
    • Upload je bedrijfslogo (klant ziet deze wanneer ze digitaal ondertekenen).
    • Kies of je de klant digitaal wil kunnen laten ondertekenen.
    • Kies of je toestaat dat klanten opmerkingen achterlaten bij hun digitale handtekening
    • Kies of klanten ook verlopen bonnen mag ondertekenen.

Templates

  • Maak een nieuwe document template met de template bewerker.
  • Bewerk je bestaande document templates in de template bewerker.

Let op: De standaard systeemtemplates van Rentman kunnen niet worden bewerkt. In plaats daarvan kan je deze dupliceren en vervolgens dit duplicaat bewerken. Om een systeemtemplate te dupliceren, open je hem in de bewerker en kies je "dupliceren" bovenin je scherm.

Voor meer informatie, lees ons artikel over document templates.

Briefpapier

  • Maak een nieuw, of bewerk een bestaand briefpapier.

Voor meer informatie, lees ons artikel over briefpapier.

Aanspreektitels

  • Maak een nieuwe, of bewerk een bestaande aanspreektitel.
    • Je kiest een aanspreektitel wanneer je een nieuw contact toevoegt. Dit bepaalt hoe deze persoon wordt aangesproken op je bonnen.

Financieel

Financieel

  • Financieel
    • Valutateken
    • Standaard geldigheid offerte/contract (in dagen)
    • Borg (% van materiaalprijs)
    • Minimale borg
    • Maximale borg
    • Standaard btw-schema
    • Standaard btw-klasse
    • Standaard btw-klasse personeel
    • Standaard btw-klasse transport
    • Btw-klasse verzekering
  • Bonnen
    • Upload je standaard algemene voorwaarden.
    • Kies of bonnen standaard op briefpapier worden afdrukt

Let op: De minimale en maximale borg worden altijd naar de klant gerekend, zelfs als de opgegeven borg (percentage van materiaalprijs) op een lager of hoger bedrag zou zijn uitgekomen.

Voor meer informatie, lees ons artikel over het aanpassen van de Btw-instellingen.

Staffelgroepen

  • Maak een nieuwe, of bewerk bestaande staffelgroepen.

Voor meer informatie, lees ons artikel over kortingsgroepen en staffelgroepen.

Kortingsgroepen

  • Maak een nieuwe, of bewerk bestaande kortingsgroepen.

Voor meer informatie, lees ons artikel over kortingsgroepen en staffelgroepen.

Factuurmomenten

  • Maak een nieuw, of bewerk je bestaande factuurmomenten.

Betalingscondities

  • Maak een nieuwe, of bewerk je bestaande betalingscondities.
    • Betalingscondities bepalen hoeveel tijd jouw klanten hebben om hun factuur te betalen. Wanneer de deadline is verstreken, zal de factuur rood worden. Wanneer je een nieuwe conditie aanmaakt of er één bewerkt, moet je de volgende informatie opgegeven:

- Naam
- Tekst op factuur
- Boekhoudcode
- Termijn (in dagen)

Voor meer informatie, lees ons artikel over boekhoudcodes.

Let op: Je kan ook betaalcondities maken voor specifieke contacten, projecttypen en individuele projecten. Wanneer je hiervoor kiest, wees je ervan bewust dat zij de algemene betaalcondities (zoals ingesteld in de Configuratiemodule) zullen overschrijven. Oók kunnen deze specifieke condities elkaar overschrijven. De volgorde van belangrijkheid is als volgt:

  1. Betaalcondities voor een individueel project
  2. Betaalcondities voor projecttypen
  3. Betaalcondities voor specifieke contacten
  4. De algemene betaalconditie zoals ingesteld in de Configuratiemodule

Btw-schema's

  • Maak een nieuw, of bewerk je bestaande Btw-schema's.

Voor meer informatie, lees ons artikel over het aanpassen van de Btw-instellingen.

Btw-klassen

  • Maak een nieuw, of bewerk je bestaande Btw-klassen.

Voor meer informatie, lees ons artikel over het aanpassen van de Btw-instellingen.

Betaalmiddelen

  • Maak een nieuw, of bewerk je bestaande betaalmiddelen
    • Bedenk een naam en boekhoudcode voor elk betaalmiddel
  • Online betalen (iDeal / Sofort Banking)
    • Kies of je online betalingen toestaat
    • Voer de API key van Mollie in
    • Kies je betaalmiddel
    • Voer een e-mailadres in waarop je meldingen ontvangt van nieuwe betalingen

Voor meer informatie, lees ons artikel over Mollie.

Grootboeken

  • Maak een nieuw, of bewerk je bestaande grootboeken.
    • Bedenk een naam en boekhoudcode voor elke grootboek

Grootboeken wordt gebruikt door bedrijven die boekhoudsoftware gebruiken. Grootboeken helpen om het overzicht te bewaren op de kosten van een hele afdeling, zoals transport.

Aanvullende voorwaarden

  • Maak een nieuw, of bewerk je bestaande aanvullende voorwaarden.
    • Bepaal een naam en bewerk de inhoud van je aanvullende voorwaarden

Tip: Je kiest welke aanvullende voorwaarden je wilt gebruiken in het tabblad Financieel van je projecten. Het dropdown menu vind je onderaan het scherm.

Voor meer informatie, lees ons artikel over het financiële overzicht van je projecten.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

Artikelen in deze sectie