Materiaal toevoegen

In de materialenmodule in Rentman kan je alle materialen beheren en toevoegen. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de materialenmodule kan gebruiken en beheren. 

Direct naar:
Mappen
Materialen toevoegen
Gegevens
Exemplaren
Accessoires
- Voorraad
- Leveranciers
Verhuurshop
QR code
Reparaties
Materialen importeren

In de materialenmodule voeg je alle verhuur- en verkoopmaterialen die je gaat plannen als losse items toe in verschillende materiaalmappen. Materialen van leveranciers en collega-bedrijven die je niet zelf op voorraad hebt voeg je ook toe in je database. Materialen voeg je los per item toe of met een import van een CSV/Excel-lijst. Na het toevoegen van materialen kun je de materialen combineren met cases, sets en accessoires om sneller te plannen.

Mappen
Standaard heeft je account een aantal mappen waar al je materialen in zitten. Deze mappen komen waarschijnlijk uit de demodatabase. De mappenstructuur kun je volledig aanpassen naar eigen wens. De hoofdmap blijft altijd de enige hoofdmap die 'materialen' heet.

Bewerk mappen door op de sleutel naast de kop 'mappen' te klikken en selecteer 'mappen aanpassen'. Je kunt nu mappen naar een andere plek in de lijst slepen. Wanneer je bij een map op de sleutel klikt kun je de naam aanpassen, een sub-map toevoegen of een map verwijderen.

Materialen toevoegen 
Materialen kunnen per stuk toegevoegd worden of met een import. Klik in de materialenmodule op '+Voeg toe' om een nieuw item toe te voegen. In een nieuw scherm vul je vervolgens de gegevens van het item toe. In dit scherm zie je meerdere tabbladen, dit ziet er als volgt uit:

Gegevens
Gegevens
Naam:
de naam (databasenaam) zoals die toegevoegd wordt in projecten en getoond wordt in pakbonnen. De databasenaam wordt in projecten toegevoegd en kan overschreven worden waardoor de projectnaam afwijkt van de databasenaam. De databasenaam komt standaard terug op pakbonnen, de projectnaam komt standaard terug op financiële bonnen (zoals offertes of facturen).
Type: item/set/case: item is standaard, een set en case is een combinatie van items. Hier vind je meer informatie over sets en cases.
Type: verhuur/verkoop: verhuur materialen komen standaard terug, verkoop materialen niet.
Aantal: handmatig/berekenen: Hier vul je een aantal in voor de voorraad, wanneer je gebruik maakt van exemplaren dan kun je het aantal exemplaren gebruiken als berekening voor de voorraad.
Map: selecteer de map waarin het item thuishoort.
Locatie in magazijn: vul de plek in waar het item gevonden kan worden (bijvoorbeeld: rij 1, stelling 3, schap 2A).
Code: dit is een unieke code voor het item. Deze kan mee geïmporteerd worden en aangepast worden. Standaard is de code een cijfer die automatisch oploopt vanaf het hoogste nummer aanwezig, wanneer je de code overschrijft door dit handmatig aan te passen of met een import toe te voegen kun je ook gebruik maken van letters en tekens.

Details
Omschrijving: dit is de interne omschrijving die gebruikt kan worden voor technische gegevens. Deze omschrijving kun je terug laten komen op de pakbon of callsheet door de template te bewerken.
Offertetekst: dit is een omschrijving die standaard terugkomt op een offerte. Gebruik deze tekst om een aanvullende uitleg te geven over het item.

Financieel
Kortingsgroep: selecteer een van de kortingsgroepen die je aanmaakt in de configuratiemodule.
Staffelgroep: selecteer een van de staffelgroepen die je aanmaakt in de configuratiemodule.
Verhuurprijs: vul de dagprijs in.
Inhuurprijs: vul de inhuurprijs per dag in.
Nieuwprijs: vul de prijs in waarvoor je een item nieuw inkoopt.
Margeprijs: vul de kosten per dag in die je maakt. Dit kunnen handelingskosten zijn of voor bijvoorbeeld een lamp verbruikskosten.
Btw-code: selecteer een van de Btw-codes die je in de configuratiemodule hebt aangemaakt, deze code bepaald het Btw-percentage berekend zal worden voor dit item in een project.

Specificaties
Lengte, hoogte, volume, breedte, gewicht en vermogen: dit zijn vrije invoervelden waar je de informatie voor het item invoert.

Exemplaren
Dit zijn de serienummers van materiaalitems. Van een CD-speler heb je bijvoorbeeld 10 stuks waarbij je 10 exemplaren met serienummers 1001 t/m 1010 toevoegt. Exemplaren hebben twee voordelen, je kunt exemplaren volgen waardoor je weet welk exemplaar in reparatie is en op welk project een item is kwijtgeraakt en je kunt de boekwaarde van je items bijhouden.

Klik op 'voeg toe' om nieuwe exemplaren toe te voegen. Je kunt ook in een keer meerdere exemplaren toevoegen, bijvoorbeeld: serienummer 1001 t/m 1010 levert 10 nieuwe exemplaren op. Wanneer je exemplaren hebt toegevoegd bij een item kunnen deze ook gebruikt worden voor de berekening van het aantal items dat je van het item op voorraad hebt.

Bekijk dit artikel voor meer informatie over het koppelen van QR-codes aan exemplaren en het werken met scannen.

Accessoires
Accessoires zijn items die gepland worden wanneer je een ander item plant. Bijvoorbeeld een hamer bij trussen of een microfoon bij een cd-speler als accessoire. Om een bij een item een accessoire toe te voegen moet je dubbelklikken op het materiaal links. Als je dit doet komt wordt het materiaal toegevoegd als materiaal. Vervolgens kan je een aantal dingen aanpassen. 

Aantal: vul het aantal accessoires toe wat toegevoegd moet worden bij ieder item.
Automatisch: wanneer je deze optie op 'nee' zet zal Rentman vragen of het item toegevoegd moet worden in het project. Voorbeeld: voor een CD-speler wil je vaak een microfoon meenemen maar niet altijd.
Overslaan indien reeds aanwezig: wanneer deze optie op 'ja' staat wordt het item niet nogmaals toegevoegd wanneer het al aanwezig is. Voorbeeld: bij 50 truss-delen wil je niet 50 hamers toevoegen maar slechts een enkele.
Gratis: zet deze optie op 'ja' wanneer de item gratis toegevoegd moet worden als accessoire.

In onderstaand gifje zie je hoe dit er uitziet:

 

Voorraad
Bij verkoopitems voeg je geen standaard aantal in wat je op voorraad hebt, maar werk je met een voorraad met inkoop- en verkoopmutaties.
Voorraad: vul hier de huidige voorraad in.
Mutaties: mutaties kun je in dit tabblad toevoegen en worden vanuit projecten automatisch doorgevoerd wanneer de materialen weg geboekt worden.
Kritieke voorraad: vul hier de voorraad in waarbij je opnieuw moet inkopen. Verkoopmaterialen die in kritieke voorraad zitten kun je in de gaten houden en daardoor de voorraad op peil houden.

Leveranciers
Je kunt per leverancier invullen wat je betaalt per materiaalartikel voor inhuur of inkoop. Je kunt per materiaalartikel meerdere leveranciers toevoegen. Klik op 'voeg toe' om een leverancier toe te voegen. Bij het selecteren van de leverancier kies je uit de contactendatabase, wanneer een leverancier nog niet in de contactendatabase staat kun je die direct toevoegen door op de plus te klikken.

Verhuurshop
Meer informatie over de verhuurshop vind je hier.

QR code
Meer informatie over QR-codes vind je hier.

Reparaties
Als een materiaalartikel gerepareerd moet worden kun je hier een reparatie voor aanmaken. Deze reparaties kunnen worden bijgehouden op basis van het serienummer.

Toevoegen
Klik op 'voeg toe' om een reparatie bij een item toe te voegen.
Exemplaar: wanneer je gebruik maakt van exemplaren kun je hier selecteren om welk exemplaar het gaat.
Aantal: het aantal wat in reparatie staat.
Van/tot: deze data worden eventueel gebruikt voor de beschikbaarheid.
Bruikbaar: wanneer de reparatie op bruikbaar staat, kan het item nog gepland worden, bij niet bruikbaar wordt het van de materiaalbeschikbaarheid afgehaald.

Materialen importeren
Bekijk eerst het algemene artikel over importeren.

Importeren van Verkoop/Verhuur items
Bij een import van materialen kan aangegeven worden of items verkoop of verhuur zijn. Daarvoor voeg je een aparte kolom toe aan je import bestand waarbij je een 0 waarde geeft voor verkoop items en een 1 voor verhuur items. 

Het import bestand:

De kolom verkoop/verhuur verbind je tijdens het instellen van de import vervolgens met 'is een verhuuritem'.

Kolommen gelijk zetten:

Importeren van Exemplaren
Exemplaren/serienummers van materialen kunnen geïmporteerd worden. De exemplaren kun je importeren door een aparte import uit te voeren wanneer de materialen waar de exemplaren aan gekoppeld worden al in Rentman staan.

De exemplaren worden aan de materialen gekoppeld door de unieke materiaalcode die bij het materiaal item staat en die je ook bij het importeren van de exemplaren meegeeft.

Voorbeeldimport van materiaalimport met materiaalcode:

Voorbeeld exemplarenimport met materiaalcode en serienummer:

In dit voorbeeld komt materiaal 1 in de database te staan met twee exemplaren, één met serienummer 101 en één met serienummer 102.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 1

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.