Los e-mail en spam problemen op

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

Offertes, facturen, pakbonnen, planningen en andere bonnen kun je direct vanuit Rentman e-mailen. Helaas kan het gebeuren dat e-mail niet aan komt bij de klant. In dit artikel lees je wat de oorzaak kan zijn en wat je er aan kunt doen.

In dit artikel:
> Oorzaken
> Bounces
> Spam
-

Wanneer teveel e-mails niet aankomen of aangemerkt worden als Spam is dit schadelijk voor je bedrijf. Planningen, offertes en facturen moeten altijd aankomen omdat dit anders direct een negatieve impact heeft op je bedrijf. Helaas is het onvermijdelijk dat e-mails niet aankomen of als Spam aangemerkt worden.

Oorzaken

Er zijn verschillende redenen waardoor e-mail niet aan komt. Daarbij zijn grofweg twee categorieën.

  1. Bounces: De versturende of ontvangende server accepteren de e-mail niet. Dit betekend dat een e-mail bounced. Dit kan door Spam komen. Bij deze categorie wordt een e-mail als 'niet geaccepteerd' aangemerkt en ontvang je vaak een verklaring van de versturende of ontvangende server waarom de e-mail niet geaccepteerd wordt.
  2. E-mail is niet ontvangen maar er is geen bounce: er is iets gebeurd nadat de ontvangende server de e-mail heeft geaccepteerd. Vaak is dit niet inzichtelijk en is er geen verklaring van de versturende of ontvangende server. Het kan zijn dat de e-mail wordt als Spam is aangemerkt en daardoor alsnog tegengehouden is of in de spam inbox terecht is gekomen. Lees meer over deze optie onder het kopje 'Spam'.

Bounces

De server van de versturende server (van Rentman) of de ontvangende server (van de klant) accepteer de e-mail niet. De reden hiervan wordt vaak direct per e-mail of in het berichten scherm in Rentman genoemd.

Het berichtenscherm in Rentman vindt je rechtsboven bij je naam. Mocht je het scherm hier niet zien dan heb je niet de juiste rechten. Zorg dat je de juiste gebruikersrol krijgt of dat je gebruikersrol zo wordt aangepast dat je wel toegang tot het scherm hebt.

2017-08-25_11_36_53-_Mijn__agenda___Rentman_verhuursoftware.png

Achterhalen van de oorzaak van een bounce

De status van verzonden e-mails kan bekeken worden in het verzonden berichten scherm die je kunt openen rechtsboven bij je naam op 'verzonden berichten' te klikken. Mocht je deze optie niet hebben dan heb je hier de rechten niet voor en moet je die eerst via de juiste gebruikersrol of aanpassing van de gebruikersrol krijgen.

De status kan hier verzonden, in afwachting of niet verzonden zijn. De verschillende statussen hebben de volgende betekenissen en mogelijke vervolgacties: 

Status Verzonden
Betekenis De e-mail is door de ontvangende server aangemerkt als ontvangen
   
Status in afwachting
Betekenis De e-mail is door de verzendende server nog niet verstuurd. Waarschijnlijk omdat er teveel e-mail wordt verzonden door alle accounts en daarom e-mails in badges worden verzonden met mogelijke vertraging om aanmerking als Spam te voorkomen. Iedere x periode probeert de versturende server de e-mail opnieuw te versturen, tot een maximum aantal keren. Dit kan niet geannuleerd worden.
Mogelijke actie:
  • Afwachten is vaak de beste oplossing aangezien de e-mail over het algemeen gewoon verstuurd zal worden.
  • Opnieuw versturen kan een oplossing zijn bij urgentie, let op dat de ontvanger de e-mail dan dubbel kan ontvangen.
  • Handmatig versturen vanuit uw eigen server is de oplossing wanneer je er zeker van wilt zijn dat de e-mail snel en goed verzonden gaat worden.
   
Status Niet verzonden
Betekenis De e-mail is niet verzonden door de versturende server of niet geaccepteerd door de ontvangende server. Reden wordt vaak opgegeven. Mocht er geen reden bij staan, neem contact met ons op, wij kunnen mogelijk meer informatie achterhalen. Let op: de ontvangende server wordt niet door ons beheerd, wij kunnen de juiste informatie dan ook niet altijd achterhalen.
Mogelijke actie:
  • Bekijk de reden (in een e-mail, in het 'berichten' scherm in Rentman of vraag het ons. Onderneem actie op basis hiervan. Contact ons mocht informatie missen of onduidelijk zijn.
  • Opnieuw versturen kan in sommige gevallen.
  • Bij urgentie is versturen van uw eigen server de snelste oplossing.

Veelvoorkomende oorzaken van bounces

E-mailadres is onjuist Dit is de meest voorkomende reden die we tegen komen. Controleer het e-mail adres goed en stuur de e-mail opnieuw.
Gebounced door ontvangende server vanwege Spam Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat het IP adres van uwaccount@rentmanclient.com op een spamlijst staat. Neem contact met ons op zodra dit het geval is. Wij kunnen vaak zorgen dat het IP adres veranderd wat het probleem oplost. Korte termijn oplossing is om de e-mail vanuit je eigen servers te sturen.
Gebounced door versturende server omdat e-mail adres op de zwarte lijst staat. Onze e-mail client houdt een zwarte lijst bij met e-mail adressen die erop komen vanwege verschillende redenen. Mogelijk is het e-mail adres in het verleden offline geweest voor een korte periode of was de inbox vol. Contact ons wanneer dit gebeurd, wij kunnen het e-mail adres van de zwarte lijst halen.

Spam

E-mail kan helaas aangemerkt worden als Spam. Dit kan door de ontvangende server die de e-mail vervolgens niet accepteert (bounce) of door de ontvangende server nadat de e-mail geaccepteerd is.

Wanneer een e-mail als Spam wordt aangemerkt
Een server geeft iedere binnenkomende e-mail een spamscore op basis van een aantal factoren. Een perfecte score is 100, minpunten worden hier afgehaald. Bij een onvoldoende wordt de e-mail als Spam aangemerkt. Iedere server doet bij iedere e-mail een nieuwe check. Iedere server hanteert daarbij een eigen scoringssysteem en kan per keer verschillen. Dit is bewust niet inzichtelijk omdat het anders voor Spammers makkelijk is hier op aan te passen.

Factoren die over het algemeen tot min-punten leiden:

  • IP reputatie van versturende server (staat het op een Spamlijst of is het IP adres nog niet bekend dan levert dit minpunten op).
  • Inhoud (staat er in de tekst 'SALE', mist de inhoud of staat er veel code (HTML) in de e-mail dan levert dit minpunten op).
  • E-mail adressen waar vandaan verstuurd wordt (komt het adres waar vandaan verzonden wordt en werkelijke verzendadres niet overeen dan levert dit minpunten op).

Hoe scoren e-mails verstuurd vanuit Rentman op spamscore?
Over het algemeen halen e-mails verzonden vanuit Rentman een spamscore tussen de 7 en 10. Dit is een goede tot zeer goede score. Alsnog kunnen e-mails aangemerkt worden als Spam als een ontvangende partij de e-mails anders beoordeeld of bepaalde factoren zwaar meetelt. Welke factoren dit zijn is lastig te zeggen aangezien deze geheim gehouden worden.

Door uitgebreide tests hebben we aanpassingen gedaan om e-mails vanuit Rentman servers verstuurd zo goed mogelijk te laten scoren op de spamscore. Daardoor worden e-mails verstuurd over het algemeen weinig aangemerkt als spam.

Mijn e-mails verstuurd vanuit Rentman worden aangemerkt als spam, wat nu?

Doe een onafhankelijke test - Om te zien of een e-mail goed of slecht scoort op spam kan je gebruik maken van een spamcheckwebsite. Dit doe je door een e-mail te sturen vanuit je Rentman account naar een onafhankelijke spamcheckwebsite zoals mail-tester.

  • Bij een slechte score: laat dit dan aan ons weten (support@rentman.nl) zodat we de score kunnen verbeteren.
  • Bij een goede score: test het een aantal keer en kijk of er verbeteringen mogelijk zijn.

De spamscore verbeteren
Er is iets dat je altijd kunt verbeteren om je Spamscore te verbeteren. Dit is de instelling welk verzendadres we vanuit Rentman meegeven. Bekijk hiervoor het onderdeel 'uwaccount@rentmanclient.com is beter voor spamscore' in dit artikel.

Verder kun je kijken naar de resultaten van de test. Vaak zijn er niet direct verbeteringen mogelijk of te zien. Wanneer teveel e-mail als Spam wordt aangemerkt kan dat schadelijk zijn voor je bedrijf en kun je er voor kiezen vanuit je eigen servers de belangrijkste e-mails te versturen.

Wanneer je met deze verbeteringen niet tevreden bent over het geheel van e-mail versturen vanuit Rentman is de enige oplossing om vanuit je eigen servers de e-mail te versturen. We kijken naar mogelijkheden voor een geïntegreerde e-mailserver, dit zou betekenen dat je e-mail niet meer vanuit de Rentman servers verstuurd wordt maar vanuit je eigen e-mail client terwijl de e-mail functionaliteit wel geïntegreerd is in je Rentman account. Neem contact met ons op mocht dat interessant voor je zijn. 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 1

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.