Personeel plannen vanuit projecten

Beschikbaar in: Lite Classic Pro

In het Planning tabblad van je project plan je medewerkers en voertuigen op personeels- en transportfuncties. Je hebt hier een overzicht van welke functies ingepland moeten worden, wie er beschikbaar is en wie er al ingepland is. Vanuit de planningstab kun je medewerkers uitnodigen voor functies en de planning direct versturen.

Direct naar:
> Overzicht
> Medewerkers en voertuigen plannen op functies
> Beschikbaarheid van medewerkers
> Uitnodigen van medewerkers
> Communiceren van planning
-

Overzicht 


Geplande functies
In de personeelsplanner van je project heb je een overzicht van alle personeels- en transportfuncties die zijn gepland op het project. Functies plannen op je project doe je in het tabblad 'Personeel en transport'. Een functie wordt alleen getoond in de personeelsplanner als er tijden zijn verbonden aan de functie. Vervolgens worden alle geplande functies op chronologische volgorde weergegeven in de personeelsplanner.

De twee getallen functie_getallen.png die getoond worden aan het begin van elke functieregel geven je een indicatie van hoeveel medewerkers je gepland hebt op de functie en hoeveel medewerkers je nodig hebt voor de functie. In voorgaand voorbeeld is er een medewerker gepland op de functie, maar zijn er in totaal drie medewerkers nodig die deze functie uit gaan voeren. In dit geval dienen er dan ook nog twee medewerkers ingepland te worden.

Medewerkers en voertuigen
Aan de linkerzijde van de personeelsplanner heb je een overzicht van al je ingevoerde medewerkers en voertuigen. Deze medewerkers en voertuigen kun je vervolgens plannen op functies. Je kunt wisselen tussen je medewerkers en voertuigen door middel van de tabjes bovenaan de lijst met medewerkers en voertuigen.

Functiegroepen kiezen
Standaard zie je alle personeels- en transportfuncties die gepland zijn op je project. Je kunt functies in het tabblad 'Personeel en transport' onder functiegroepen plannen. Je hebt dan in de personeelsplanner de mogelijkheid om te filteren op deze functiegroepen, zodat je alleen de functies ziet die hieronder vallen. Functiegroepen selecteren doe je via het drop-down menu waarin 'Alle functiegroepen' geselecteerd is.

functiegroepen_selecteren.png 

Getoonde personeels- en transportfuncties
Personeels- en transportfuncties worden in het overzicht bij elkaar getoond en zijn uit elkaar te houden door de twee verschillende icoontjes. Voor het plannen van de medewerkers en voertuigen wissel je aan de linkerkant tussen de tabjes voor medewerkers en voertuigen. Heb je het tabje voor medewerkers geselecteerd dan zie je geen ingeplande voertuigen en andersom.

Functies zonder gekoppelde periode
Functies waar geen periode aan gekoppeld is in het tabblad 'Personeel en transport' zullen niet worden getoond in de personeelsplanner. Om een functie terug te zien in de personeelsplanner dien je dus eerst een periode te koppelen aan de functie. Functies zonder tijd kunnen wel gepland worden in de uitgebreidere 'Personeelsplanner' module.

Medewerkers en voertuigen plannen op functies

Volg onderstaande stappen om een medewerker of voertuig te plannen op een functie.

1.


Klik op de functie waarop je een medewerker of voertuig in wilt plannen.

2.


Dubbelklik op de medewerker die je in wilt plannen op de functie.

3.


De medewerker is nu gepland op de functie en de functie wordt groen.


Volg onderstaande stappen om meedere medewerkers of voertuigen te plannen op een functie.

1.


Klik op de functie waarop je de medewerkers of voertuigen in wilt plannen.

2.


Vink het aanvinkvakje aan voor elke medewerker of voertuig die je in wilt plannen op de functie.

3.


Klik op plan_button.png om de medewerkers of voertuigen te plannen op de functie.


Medewerkers plannen door uitnodigen
Je kunt medewerkers ook inplannen met behulp van een uitnodiging voor een functie. Je kunt medewerkers uitnodigen voor de voorlopige planning of de definitieve planning. Verderop in dit artikel leggen we je uit hoe je dit doet.

Zien of je voldoende medewerkers of voertuigen gepland hebt
De twee getallen functie_getallen.png die getoond worden aan het begin van een functieregel tonen in hoeverre een functie gepland is. Wanneer de functie volledig gepland is worden de getallen groen. Wanneer een functie nog niet volledig gepland is kleuren de getallen rood. De getallen kleuren oranje als een functie volledig gepland is maar de medewerkers voorlopig zijn gepland.

Voorlopig en definitief plannen
Standaard plan je medewerkers en voertuigen definitief in op functies. Voorlopig plannen gebruik je alleen als je planning een complexe puzzel is en je wilt kunnen schuiven met geplande medewerkers en voertuigen. Je gaat er bij voorlopig plannen dus vanuit dat je nog een extra handeling gaat uitvoeren.

Definitief plannen
Definitief ingeplande medewerkers worden zwart getoond. Nadat je functies definitief ingepland hebt kun je de planning communiceren naar de geplande medewerkers. Dit doe je door te klikken op het envelop icoontje. Later in dit artikel vertellen we je meer over het communiceren van de planning.

Voorlopig plannen
Voorlopig ingeplande medewerkers zijn nog niet echt ingepland op de functie. Dit zie je doordat deze medewerkers lichtgrijs weergegeven worden onder de functie. Je gebruikt de voorlopige planning als je planning een complexe puzzel is en je wilt schuiven met medewerkers zonder dat je dit direct communiceerd naar de medewerkers. Bij een volledig geplande functie met alleen maar voorlopig geplande medewerkers zullen de getallen voor de functie oranje kleuren.

Voorlopige planning definitief maken
Op elk gewenst moment kun je van voorlopig geplande medewerkers definitief ingeplande medewerkers maken en andersom. Dit kun je op twee manieren doen.

Volg onderstaande stappen om alle medewerkers op een functie te veranderen van voorlopig naar definitief ingepland of andersom.

1.


Klik op de functie waarvan je de planning van voorlopig naar definitief wilt wijzigen of andersom.

2.


Klik op het meer_acties.png icoontje. 

3.

 
Selecteer 'Zet functie planning definitief' uit het drop-down menu. 


Volg onderstaande stappen om één medewerker op een functie te veranderen van voorlopig naar definitief ingepland of andersom.

1.

 
Klik op de medewerker waarvan je de planning van voorlopig naar definitief wilt wijzigen of andersom.

2.

 
Klik op het meer_acties.png icoontje. 

3.

 
Selecteer 'Voorlopig/definitief' uit het drop-down menu. 


Beschikbaarheid van medewerkers
Bij het inplannen van medewerkers is het belangrijk om inzicht te hebben in wie er beschikbaar is en wie niet. Zodra je een functie selecteert zie je door middel van kleuren welke medewerker er beschikbaar is voor de functie en welke medewerker niet. Voor uitgebreidere informatie over de beschikbaarheid en de planning van een medewerker kun je de medewerkerstijdlijn openen. 

Overzicht van beschikbaarheid
Selecteer een functie om te zien welke medewerkers beschikbaar zijn. De beschikbaarheid zie je terug in de linkerlijst met medewerkers en wordt aangegeven door middel van kleuren. Medewerkers kunnen de volgende kleuren hebben:

Geen kleur: geen beschikbaarheid van medewerker bekend.
Groen: beschikbaar, medewerker kan ingepland worden op de functie.
Rood: niet beschikbaar, medewerker kan niet ingepland worden op de functie.
Geel: uitgenodigd, medewerker is uitgenodigd voor een functie of beschikbaarheid maar heeft nog niet geantwoord.
Donkergroen: gereservereerd, medewerker is gereserveerd voor een bepaalde periode (let op; het reserveren van medewerkers is alleen mogelijk in de uitgebreide personeelsplanner).

Wel of niet beschikbaar
Of een medewerker wel of niet beschikbaar is baseert Rentman op een aantal dingen. Hieronder specificeren we de verschillende mogelijke situaties.

Niet beschikbaar
- Medewerker is al ingepland op een functie met dezelfde over overlappende periode.
- Medewerker heeft een afspraak waarbij is aangegeven dat hij niet beschikbaar is voor functies.
- Medewerker is opgegeven als niet beschikbaar in de agenda.
- Medewerker heeft een uitnodiging als 'niet beschikbaar' beantwoord.

Wel beschikbaar
- Medewerker is opgegeven als beschikbaar in de agenda.
- Medewerker heeft een uitnodiging als 'beschikbaar' beantwoord.
- Medewerker is gereserveerd voor een bepaalde periode (alleen mogelijk in uitgebreide personeelsplanner).

Welke invloed heeft een deels beschikbare/niet beschikbare medewerker op de beschikbaarheid?
- Indien een medewerker deels niet beschikbaar is tijdens de periode van de functie dan is hij niet beschikbaar.
- Indien een medewerker deels beschikbaar is tijdens de periode van de functie dan is hij beschikbaar.

Beschikbaarheidstijdlijn
De beschikbaarheidstijdlijn geeft je een completer overzicht van de beschikbaarheid, planning, afspraken en reserveringen van een of meerdere medewerkers. De tijdlijn open en sluit je door op het tijdlijn_icoontje.png icoontje te klikken. In de linkerlijst met medewerkers kun je een of meerdere medewerkers selecteren om hun beschikbaarheid en planning te tonen in de tijdlijn. Ook kun je een functie of medewerkers gepland op een functie selecteren om te tonen in de tijdlijn. Met rood en groen is aangegeven welke periode de medewerker beschikbaar of niet beschikbaar is. Met blauw (definitief) en lichtblauw (voorlopig) is de functie weergegeven waarop de medewerker is gepland. Wanneer je met je muis over een planning heen gaat zie je de details van de planning. De verticale rode lijn geeft het huidige moment in tijd weer. 

Voorbeeld: een medewerker is voor 5 minuten niet beschikbaar aangegeven waardoor deze rood kleurt in de linkerlijst. Door de tijdlijn te openen zie je dat de medewerker maar 5 minuten niet beschikbaar is, maar dat dit eigenlijk niet uitmaakt voor de functie die hij gaat vervullen. Je kunt hem nu dus alsnog inplannen op de functie.

Selectie vastzetten
Het sloticoontje slot_icoontje.png rechts naast resources, bovenaan de linkerlijst met medewerkers en voertuigen in de beschikbaarheidstijdlijn, staat standaard uit (open). Wanneer je dit slotje aan (dicht) zet, dan zet je je huidige selectie van medewerkers of voertuigen vast. Op deze manier heeft het selecteren van andere medewerkers en/of functies geen invloed op je overzicht in de beschikbaarheidstijdlijn. 

Periode aanpassen
Je kunt de geselecteerde periode van de tijdlijn aanpassen door op de periode_knop.png knop te klikken. Je vult dan de nieuwe periode in die je wilt tonen in de tijdlijn. Je kunt ook snel in- en uitzoomen om de periode van de tijdlijn aan te passen. Je doet dit met de zoom_icons.png knoppen.

Uitnodigen van medewerkers
Vanuit de personeelsplanner heb je de mogelijkheid om medewerkers uit te nodigen. Je kunt je medewerkers op drie manieren uitnodigen. Je kunt hen uitnodigen om hun beschikbaarheid voor een functie op te geven, uitnodigen voor de voorlopige planning of uitnodigen voor de definitieve planning. 

Communiceren van planning
Vanuit de personeelsplanner heb je de mogelijkheid om de planning te communiceren naar medewerkers. De medewerkers die gepland zijn op een functie ontvangen dan een persoonlijke e-mail met de specificaties van de functie waarop ze gepland zijn. 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 1

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.