Communiceer de personeelsplanning

Het communiceren van de planning is de volgende stap na in het inplannen van je medewerkers op functies. Geef al je medewerkers Rentman inloggegevens, stuur ze een persoonlijke planning of laat hen hun persoonlijke agenda bekijken in de Rentman App of door Rentman te synchroniseren met hun eigen agenda.
-
Planning versturen versus actuele agenda bekijken
Na het plannen van een medewerker op een functie wil je op een bepaald moment de planning communiceren naar deze medewerker. Dit kun je op twee manieren doen:

1. Laat je medewerker zijn actuele agenda bekijken.
De actuele agenda laat de planning op dit moment in tijd zien. Wanneer een medewerker gepland is op een functie, dan kan de medewerker dit direct inzien in zijn actuele agenda.

Voordelen:

  • Bespaart je tijd op het versturen van e-mails.
  • Meest actuele overzicht.
  • Meer informatie kan makkelijk worden gevonden en toegevoegd (zoals het toevoegen van een notitie).

Waar je de actuele agenda kunt vinden:

     1. Rentman App.
     2. Rentman browserversie (Mijn Agenda module).
     3. Synchroniseren van de Rentman agenda met eigen agenda.

2. Verstuur de planning naar je medewerkers.
De planning verstuur je door middel van een e-mail. Je kunt er voor kiezen om de planning te tonen als tekst in de e-mail of deze bij te voegen als PDF-bestand.

Voordelen:

  • Kies zelf het moment waarop je de planning wilt versturen.
  • Attendeer mensen op de planning. 
  • Mogelijkheid om meer flexibel te zijn in het communiceren van de planning.

Je hebt verschillende mogelijkheden om de planning te versturen:

     1. Verstuur een persoonlijke e-mail met de planning.
     2. Verstuur een bon met daarop de planning.
     3. Verstuur de projectplanning. 

Manieren om de planning te communiceren
 
Rentman App (iOS en Android)

Informatie in de Rentman App:

  • 'Mijn agenda' module met de persoonlijke agenda van een medewerker inclusief functies, afspraken en reserveringen. Geeft je de mogelijkheid om op een functie te klikken om meer informatie in te zien over het project, geplande medewerkers en documenten.  
  • 'Uitnodigingsmodule in app' met alle open uitnodigingen. De medewerker kan direct alle uitnodigingen beantwoorden vanuit de app. 

Voordelen:

  • Bevat aanvullende informatie.
  • Kan gebruikt voor kleine acties omtrent de planning zoals het plannen van een route naar een locatie, het melden van een item ter reparatie of het bellen naar andere medewerker gepland op het project.

Hoe de app te bereiken:

     1. Download de Rentman App in de Android of iOS store.
     2. Vul je bedrijfsaccountnaam in (bedrijfsaccountnaam.rentmanapp.com).
     3. Login met gebruik van je gebruikersnaam en wachtwoord (deze kunnen worden toegevoegd in de             medewerkersmodule).
     4. Klik op het menu icoontje in de app and kies voor 'Mijn planning'.

'Mijn agenda' in Rentman
De '(mijn) agenda' module in de browserversie van Rentman is vergelijkbaar met de agenda in de Rentman app en is ideaal om te gebruiken door kantoormedewerkers, magazijnmedewerkers en accountmanagers omdat zij vaak toch al gebruik maken van de browserversie van Rentman.

Informatie in de '(Mijn) agenda' module:

  • Geplande functies, afspraken en reserveringen. Met de optie om hierop te klikken voor meer informatie.
  • Lijst met uitnodigingen.
  • Beschikbaarheid (groen voor beschikbaar, rood voor niet beschikbaar en wit voor niet bekend).

Voordelen:

  • Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid aangeven. 
  • Mogelijkheid om te wisselen tussen persoonlijke agenda en agenda(s) van andere medewerkers. 


Hoe de agenda te bereiken:

       1. Ga naar de browserversie van Rentman via bedrijfsaccountnaam.rentmanapp.com.
       2. Log in (extra accounts kunnen toegevoegd worden via de medewerkersmodule).
       3. Ga naar de (Mijn) agenda module.

Synchroniseren van je agenda
Je hebt de mogelijkheid om je Rentman agenda te synchroniseren met je persoonlijke agenda. In dit artikel lees je meer over de agenda synchronisatie.

Informatie van Rentman in je persoonlijke agenda na synchronisatie:

  • Geplande functies (allemaal of alleen persoonlijk) 
  • Afspraken (allemaal of alleen persoonlijk)
  • Reserveringen.

Voordelen:

  • Aanpassingen en toevoegingen aan je agenda zijn direct zichtbaar. 

Hoe te synchroniseren:

Bekijk hier het artikel over agenda synchronisatie.

Verstuur persoonlijk schema per email
Het persoonlijke schema is een lijst met alle functies van een medewerker waar hij op gepland is gedurende een bepaalde periode. De functies zijn gegroepeerd per datum en per project.

Informatie in het persoonlijke schema:

  • Persoonlijke functies waar medewerker op gepland is inclusief tijden en projectnaam.
  • Locatie.
  • Opmerkingen voor de functie.
  • Of de functie nieuw is of geupdate (rood gemarkeerd).

Voordelen: 

  • Makkelijk en snel te versturen.
  • Persoonlijk schema voor elke medewerker.
  • Kies zelf wanneer je het schema wilt versturen.

Hoe het persoonlijke schema te versturen:

     1.  Ga naar de personeelsplannermodule of de planningstab in een project.
     2. Klik op de Bildschirmfoto_2017-07-25_um_11.53.10.png e-mailknop in de bovenste menubalk.
     3. Selecteer een periode.
     4. Selecteer de projecten waarvan je het rooster wilt versturen.
     5. Selecteer de medewerkers die hun schema moeten ontvangen.
     6. Optioneel: bekijk de e-mails door op een medewerker te klikken.
     7. Klik op Verstuur in de rechter benedenhoek. 
     8. Optioneel: Voeg een persoonlijke e-mailtekst toe.
     9. Klik weer op Verstuur.


Print het schema voor elke individuele medewerker
Een geprint schema is persoonlijk voor elke medewerker en wordt geprint als een PDF-bestand en verstuurd als bijlage naar een klant of medewerker. Het PDF-bestand wordt geprint op basis van een template die je naar eigen wens kunt aanpassen in het 'Templates' gedeelte van het configuratiemenu. Het geprinte schema is de oplossing voor wanneer het versturen van het persoonlijke schema per e-mail informatie mist die je wilt toevoegen. 

Informatie in het persoonlijke schema:

  • Functie planning, afhankelijk van template.

 Voordelen:

  • Kan worden bewerkt. 

  • Persoonlijk schema voor elke medewerker. 

Volg onderstaande stappen om het schema te printen:

     1. Ga naar de personeelsplannermodule.
     2. Klik op de Bildschirmfoto_2017-07-25_um_11.53.10.png e-mailknop in de bovenste menubalk.
     3. Klik op Printen in de linkerbovenhoek.
     4. Selecteer een periode.
     5. Selecteer medewerker(s).
     6. Kies een template.
     7. Klik op Printen in de rechter benedenhoek. 
     8. Download het bestand als PDF-bestand of Word-bestand, of verstuur het via e-mail.
     9. Klik op Bon opslaan bij item om de bon beschikbaar te 

Rentman Tip: gebruik de knop bon_opslaan_bij_item.png  om het document toe te voegen aan de juiste medewerker in de medewerkersmodule. Hiermee kun je snel bij elke medewerker zien wanneer je voor het laatst het schema voor die medewerker hebt geprint en kun je het op elk gewenst moment weer opnieuw downloaden.

Projectplanning versturen
De projectplanning is een geprint PDF-bestand met alle informatie over een project inclusief het schema van de medewerkers. 

Informatie in de projectplanning:

  • Projectinformatie, afhankelijk van template.  

Voordelen: 

  • Kan worden bewerkt.
  • Kan projectinformatie bevatten. 

Hoe de projectplanning te versturen:

  • Ga naar het tabblad Algemeen van een project of ga naar de projectenmodule.
  • In de projectenmodule: klik op de Meer acties knop en kies de juiste template (callsheet).     
  • In het project: klik op de Bon afdrukken knop en kies de juiste template (callsheet).   
  • Klik op E-mail om direct de PDF naar alle medewerkers te sturen.

De standaardtemplate om te gebruiken is de Callsheet template en is standaard beschikbaar in Rentman. De template kan bewerkt worden in het Templates gedeelte van het configuratiemenu.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.