Financieel overzicht

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

Het tabblad Financieel in je projecten geeft je inzicht in de kosten en omzet van een project. Je kunt hier ook offertes, contracten en facturen aanmaken en versturen. In dit artikel geven we meer informatie en uitleg over de onderdelen van dit tabblad.

In dit artikel:
> Algemene informatie

> Geschatte kosten
> Geplande kosten
> Nacalculatie kosten
> Omzet
> Korting
> Totaal
> Geavanceerde opties
> Hoe maak ik offertes en contracten?
Hoe maak ik facturen?
-

Algemene informatie

Het tabblad Financieel Financieel.png van je projecten biedt inzicht in alle financiële informatie van een project, en geeft je de mogelijkheid deze aan te passen.

In dit tabblad kan je tevens:

  • Marges en winst berekenen.
  • Offertes, contracten en facturen (bonnen) maken en versturen

Het tabblad bestaat uit de volgende onderdelen, welke apart in dit artikel behandeld worden:

  • Geschatte kosten
  • Geplande kosten
  • Nacalculatie kosten
  • Omzet
  • Korting
  • Totaal

Overzicht.png

Geschatte kosten

De kolom geschatte kosten geeft je inzicht in de kosten die je verwacht te gaan maken voor je project, en zijn onder andere gebaseerd op je geplande personeels- en transportfuncties en de inkoopprijs van verkoopmateriaal.

Tijdens het maken van je offerte wil je de geschatte kosten in de gaten houden om te zien hoeveel marge je hebt en hoeveel korting je kunt geven. Dit overzicht zul je voornamelijk gebruiken als je project nog de status heeft van concept of in optie.

Verhuurmateriaal
De kosten die je maakt voor het inhuren van verhuurmateriaal worden op dit moment niet getoond in het financiële overzicht. Dit is omdat Rentman de individueel geplande materialen van een inhuuropdracht koppelt aan de materialen in een project, in plaats van de inhuuropdracht zélf eraan te koppelen.

In theorie is het mogelijk dat een deel van de materialen op een inhuuropdracht niet gekoppeld zijn aan een bepaald project, maar verspreid zijn over meerdere projecten. Het is niet mogelijk om de prijs terug te rekenen naar de kosten die je maakt voor individuele items op een project, omdat inhuuropdrachten één totaalprijs hebben. Het is onze wens om dit op termijn wel mogelijk te maken.

Verkoopmateriaal
Zodra je verkoopmateriaal toevoegt aan je project, worden de inkoopkosten ervan weergegeven in zowel de 'geschatte kosten' kolom als de 'geplande kosten' kolom.

In het tabblad Materiaal.png Materiaal van je project zie je de inkoopkosten voor verkoopmateriaal terug in de kolom Stukprijs (zie afbeelding hieronder). Deze kosten worden vervolgens bij elkaar opgeteld en getoond bij de geschatte kosten voor verkoopmateriaal in het financiële overzicht.

Stukprijs_highlight.png

Tip: De inkoopkosten van materiaal stel je in door te gaan naar de Materiaal module, en te dubbelklikken op je materiaal. Vervolgens scroll je naar het juiste invulveld onder het kopje Financieel. Voor tijdelijk materiaal stel je de inkoopprijs in door een project te openen, en in het tabblad Materiaal te gaan naar Toevoegen -> Tijdelijk.

Personeel
De geschatte kosten voor personeel zijn gebaseerd op de inhuurkosten die je hebt ingesteld voor je geplande personeelsfuncties. Deze kosten kan je opgeven per uur, of als vast bedrag.

In het tabblad Personeel_en_transport.png Personeel en transport van een project vind je de inhuurkosten voor personeelsfuncties terug in de kolom Totaalkosten (zie afbeelding hieronder). De kosten van deze gehele kolom worden bij elkaar opgeteld, en vervolgens weergegeven bij de geschatte kosten voor personeel in het tabblad Financieel overzicht.

Totaalkosten_personeel_highlight.png

Voor meer informatie, lees ons artikel over het toevoegen van personeels- en transportfuncties.

Transport
De geschatte kosten voor transport zijn gebaseerd op de inhuurkosten die je hebt ingesteld voor je geplande transportfuncties. Deze kosten kan je per kilometer opgeven, of als vast bedrag.

In het tabblad Personeel_en_transport.png Personeel en transport van een project vind je de inhuurkosten voor transportfuncties terug in de kolom Totaalkosten (zie afbeelding hieronder).

Totaalkosten_transport_highlight.png

Overige kosten
De totale overige kosten van een project vind je terug in de Geschatte kosten kolom.

Voor meer informatie, lees ons artikel over overige kosten.

Geplande kosten

De kolom geplande kosten geeft je inzicht in de projectkosten voordat het project van start gaat. Zodra je planning vorm krijgt heb je meer informatie over bijvoorbeeld welke medewerker een functie gaat uitvoeren en hoe lang, welk materiaal je nodig hebt en welke voertuigen je inzet op het project. Deze informatie wordt gebruikt om de geplande kosten te tonen.

Verhuurmateriaal
Op dit moment worden de kosten voor ingehuurd verhuurmateriaal niet getoond in het financieel overzicht. Voor meer uitleg, lees de sectie Verhuurmateriaal onder de kop Geschatte kosten.

Verkoopmateriaal
De inkoopkosten van verkoop materiaal worden getoond in zowel de kolom met geschatte als met geplande kosten. Voor meer informatie, lees de sectie Verkoopmateriaal onder de kop Geschatte kosten.

Personeel
Zodra je medewerkers plant op een project heb je meer informatie over de kosten die je gaat maken. In de Medewerkers module kan je bij iedere medewerker, via het tabblad Tarieven, meerdere tarieven invoeren. Bij iedere geplande medewerker wordt automatisch het standaardtarief geselecteerd, welke je handmatig kunt aanpassen wanneer deze afwijkt van het standaardtarief. De tarieven die zijn ingesteld, zie je terug als kosten in de kolom met geplande kosten.

Tarieven_invoer.png

Voor meer informatie, lees ons artikel over medewerkers toevoegen en beheren

Transport
Zodra je voertuigen plant op een project heb je meer informatie over de kosten die je gaat maken. In de Voertuigen module kan je bij ieder voertuig een vast én variabel (kilometer)tarief invullen. Bij ieder gepland voertuig wordt automatisch een tarief geselecteerd. De tarieven die zijn ingesteld, zie je terug als kosten in de kolom met geplande kosten.

Voertuig_tarieven.png

Nacalculatie kosten

Het kan voorkomen dat personeel tijdens een project langer werkt en je dus meer kosten maakt dan op voorhand berekend. De 'kosten nacalculatie' kolom maakt deze kosten inzichtelijk.

De kosten die je in deze kolom terugziet zijn gebaseerd op de daadwerkelijk gewerkte uren van je personeel. Gewerkte uren registreren van medewerkers doe je in de Urenregistratie module. Daarbij is het belangrijk dat je de gewerkte uren koppelt aan een functie. Wanneer je dit doet, koppelt Rentman de functie en dus de kosten aan het project.

Omzet

De omzet kolom geeft de omzet weer van je project per categorie. We berekenen je omzet door de bedragen die je rekent aan je klant voor het geplande materiaal, personeel, transport en overige kosten bij elkaar op te tellen.

Korting

In het financiële overzicht heb je de mogelijkheid om verschillende kortingen te berekenen voordat je een offerte of factuur genereert. Je kunt per categorie een korting berekenen of voor de totale projectprijs.

Een korting per categorie vul je in bij de kortingskolom van de juiste categorie. Kortingen per categorie geef je op als percentages van het totaalbedrag van de desbetreffende categorie.

Wil je een totale korting voor je project berekenen, vul deze dan in bij het totaal van de kortingskolom. Je hebt hier de mogelijkheid om te kiezen tussen een percentage of een vast bedrag.

Totaal

Hier zie je de totalen van elke kolom. De totale korting en de totale projectprijs kun je hier nog handmatig aanpassen. 

Geavanceerde opties

Prijs van je project vastzetten
Heb je een offerte of factuur gegenereerd en wil je dat de projectprijzen niet meer kunnen veranderen, dan kan je in het financiële overzicht van je project de prijzen vastzetten. Eventuele aanpassingen aan je geplande materiaal, personeel of transport, hebben dan geen invloed meer op de prijzen in het financiële overzicht.

1. Ga naar het tabblad Financieel.png Financieel van je geopende project.

2. Klik op Prijs_vastzetten.png Prijs vastzetten. Gebruik dezelfde knop om de prijzen weer vrij te        geven.

BTW-code aanpassen
De BTW-code in het financiële overzicht staat automatisch geselecteerd op Standaard.pngStandaard. Dit betekent dat de standaard BTW-code, zoals die geselecteerd is voor ieder onderdeel van je project (elk materiaal item, elke personeelsfunctie etc.), toegepast wordt. Deze is standaard ingesteld op 21%.

In hetzelfde uitvouwmenu kan je jouw eigen aangemaakte BTW-codes selecteren. Wanneer je dit doet, worden de standaard BTW-codes van elk onderdeel overschreven door jouw geselecteerde BTW-code.

Lees het kopje BTW-codes in ons artikel over de Configuratiemodule om te zien hoe je een BTW-code kan aanmaken.

Verzekeringen
Reken je een verzekeringsbedrag over je verhuurde materialen, dan kun je dit op de offerte en factuur tonen. Dit doe je door een percentage in te vullen bij het invulveld naast 'Verzekering'. Dit is een percentage van de bruto (exclusief kortingen) totaalprijs van het geplande verhuur materiaal.

Borg berekenen
Wil je borg berekenen aan je klant, vul het bedrag hiervoor dan in bij het invulveld naast 'Borg'. Het borgbedrag geef je op als vast bedrag. Het borgbedrag wordt niet automatisch getoond op de standaard financiële bonnen. Je kan er handmatig voor kiezen om dit wél te tonen door de templates van je documenten te bewerken. Wanneer ingesteld, wordt het borgbedrag apart van de andere bedragen getoond op de bon, onder het totaalbedrag van de factuur.

Voor meer informatie over het aanpassen van de informatie op je document templates, lees ons artikel over het bewerken van templates.

Wil je bijhouden wat de status van het borgbedrag is? Selecteer dan de juiste status uit het drop-down menu naast 'Borg'. Je hebt de keuze uit 'Borg niet betaald', 'Borg betaald' en 'Borg retour'.

Factuurmoment instellen
Je kunt verschillende factuurmomenten kiezen voordat je een factuur genereert, zoals '100% vooraf', '50% vooraf en 50% achteraf'.

Voor meer informatie over het instellen van factuurmomenten, lees het kopje Factuurmomenten in ons artikel over Configuratie.

Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden worden standaard bijgevoegd aan je bonnen indien je deze hebt toegevoegd in het configuratiemenu. Je kunt de algemene voorwaarden als PDF-bestand toevoegen in het configuratiemenu onder 'Algemeen'.

Aanvullende voorwaarden toevoegen
In het vrije invoerveld naast 'Voorwaarden' is het mogelijk om aanvullende voorwaarden op te geven. Deze worden in de 'Aanvullende voorwaarden' module geplaatst op de bon. Mocht je de 'Aanvullende voorwaarden' module nog niet op je bon hebben staan, dan kun je deze toevoegen in je document template.

Voor meer informatie over het aanpassen van de informatie op je document templates, lees ons artikel over het bewerken van templates.

Gebruik je regelmatig dezelfde aanvullende voorwaarden? Dan is het sneller om deze toe te voegen bij 'Aanvullende voorwaarden' in het configuratiemenu. Deze voorwaarden kun je na het toevoegen selecteren via het drop-down menu onder het vrije invoerveld voor aanvullende voorwaarden.

Subprojecten
In het tabblad Financieel.png Financieel van elk subproject vind je een uitgebreid overzicht van elk subproject dat je hebt toegevoegd aan je project. In het financiële overzicht van je hoofdproject heb je een overzicht van de totale kosten, de totale omzet en de totale korting van elk subproject.

Onderdelen niet meerekenen (materiaal, personeels- en transportfuncties en subprojecten)
Heb je materiaal of personeels- en transportfuncties gepland op een project die je niet op je financiële bonnen wilt tonen? Het is mogelijk om deze te verbergen in het financiële overzicht. Ook is het mogelijk om hele subprojecten te verbergen uit het financiële overzicht. De kosten die je hiervoor maakt en de omzet die je hierop genereert zullen dan ook niet worden meegerekend in het financiële overzicht en worden niet getoond op je bonnen.

  • Verbergen van materiaal
    Materialen verbergen in het financiële overzicht doe je per materiaalgroep. Al het materiaal wat onder deze materiaalgroep valt, zal niet worden getoond op je financiële bonnen. Eventuele kosten die je maakt voor het inhuren van tekorten zul je ook niet terug zien in het financiële overzicht als je dit materiaal verbergt.

Voor instructies, lees het kopje Materialen niet meeberekenen in ons artikel over materialen plannen.

  • Verbergen van personeel en transport
    Wil je de kosten en prijzen voor een bepaalde functie niet tonen op je financiële bonnen, dan heb je de mogelijkheid deze functie te verbergen uit het financiële overzicht. 
  • Verbergen van subprojecten
    Wil je alle kosten en prijzen van een heel subproject niet tonen op je financiële bonnen, dan heb je de mogelijkheid het subproject in zijn geheel te verbergen uit het financiële overzicht.

Hoe maak ik offertes en contracten?

Lees ons artikel over offertes en contracten genereren.

Hoe maak ik facturen?

Lees ons artikel over facturen genereren.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.