Importer l’équipement 

Disponible pour: Lite Classic Pro

Avec la fonction « importation » dans Rentman, vous pouvez importer rapidement votre équipement et vos contacts de format .xlsx ou .csv. Cet article explique comment importer votre équipement pour la première fois dans Rentman. 

Dans cet article
> Informations à propos de l’importation
> Comment importer votre équipement
> L’importation d’équipement avec des numéros de série
> Utiliser un modèle de support pour importer l’équipement

Informations à propos de l'importation 

Qu'est-ce que l'importation ? 

Importer vos fichiers d’équipements (.xlsx (Excel) or .csv) à Rentman vous permet d’utiliser cette base de données dans Rentman. 

Dossiers et sous-dossiers

L’équipement dans Rentman est structuré et trié en dossiers. Pour vous aider à organiser et trier votre base de données, vous pouvez créer une colonne Dossier dans votre dossier équipement dans lequel vous spécifierez dans quel dossier un article devrait être placé. Rentman ajoutera automatiquement un nouveau dossier si cette colonne n’existe pas. 

Note: Dans votre dossier équipement, les sous-dossiers sont divisés par un « /» slash, de telle manière que les saisies audio/microphones créeront un sous-dossier Microphones dans le dossier principal Audio. Le nombre de sous-dossiers n’est pas restreint. 

Comment importer votre équipement 

Note: Si votre fichier équipement contient des numéros de série, allez dans la section L’importation d’équipement avec des numéros de série.

L’animation suivante montre les instructions pas à pas.

Importing_Equipment_Full.gif

  1. Allez au module Equipement dans la barre de gauche  
  2. Cliquez sur le bouton Colonne Columns.png et sélectionnez Importer.  
  3. Téléchargez votre fichier équipement (de format .xlsx or .csv file). Votre liste d’équipements sera automatiquement affichée dans la fenêtre suivante. Gardez en tête que toutes les données ne seront pas affichées, seulement les 8 premiers rangs.
  4. Premièrement, vous devez indiquer à Rentman si votre fichier contient des titres de colonnes. Rentman n’importera pas la première rangée quand la case est cochée.  

Si "contient en-tête" est cochée > La première ligne ne sera pas importée

5. Ensuite, vous devez faire concorder les valeurs des colonnes dans votre fichier avec celles utilisées par Rentman. Laissez la valeur dans la case du haut. 

6. Dans la case du bas, définissez la valeur dans la colonne telle qu’elle sera définie dans Rentman. 

Exemple: si vous avez une colonne avec le nom des équipements dans votre fichier, définissez la valeur de la colonne comme «nom » (dans la base de donnée) dans la case de selection.

7.Cliquez sur Etape suivante  quand vous avez fait concorder toutes les valeurs des colonnes. 

8. Dans l’écran suivant, vous pouvez choisir que faire avec les doublons. Si c’est votre première  importation cliquez sur Importer toutes les lignes comme nouveaux articles.

9. Définissez le dossier source. Choisissez dans quel dossier vous souhaitez importer votre équipement. Si votre dossier importé ne contient pas de colonne avec des valeurs, tout l’équipement sera placé dans le même fichier. Cliquez sur Etape suivante pour continuer. 

10. Vérifiez vos données. Si tout est correct, cliquez sur le bouton Importer pour commencer le processus d’importation. 

Une fenêtre pop-up vous montrera combien d’articles ont été importés et si des erreurs sont survenues. 

11. Rafraîchissez la page pour faire l’apport final. Vous pouvez manuellement changer les valeurs de votre équipement importé après que l’import ait été effectué.  

L’importation d’équipement avec des numéros de série  

Si vous importez des fichiers contenant des numéros de série, vous devez indiquer cela pendant le processus d’importation dans Rentman. Vous indiquez ensuite quels rangs de votre fichier équipement devrait être importés comme articles, et quels rangs comme numéros de série. 

Différence entre articles et numéros de série: Si vous avez un article (par exemple un Martin Atomix 3000 DMX), vous entrez cela comme article dans Rentman. Quand vous avez 5 tables, vous créerez alors un article avec 5 numéros de série, représentant chaque table individuellement.

Exemple de fichier importé sans numéro de série 

 Quantity.png

Exemple de fichier importé avec des numéros de série

 Import_Serial_Numbers.png

Note: Si vous souhaitez importer avec les numéros de série, vous devez au moins avoir une colonne unique de numéros de série et peut être liée à une colonne de valeurs dans Rentman. C’est généralement le numéro de série, mais cela peut aussi être le prix d’achat et la date d’achat par exemple.

Instructions

1. Allez dans le module équipement. 

2. Cliquez dans le bouton Colonne et sélectionner Importer.

3. Télécharger votre dossier équipement (de format .xlsx or .csv file). Votre liste d’équipement sera automatiquement affichée dans la fenêtre suivante. Gardez en tête que toutes les données ne seront pas affichées, seulement les 8 premiers rangs.

4. Premièrement, vous devez indiquer à Rentman si votre fichier contient des titres de colonnes. Rentman n’importera pas la première rangée quand la case est cochée. 

Si "contient en-tête" est cochée > La première ligne ne sera pas importée

5. Ensuite, vous devez faire concorder les valeurs des colonnes dans votre fichier avec celles utilisées par Rentman. Dans la case du haut, choisissez entre équipement et numéro de série. 

Si votre liste contient plusieurs articles de meme genre (numéro de série) vous devez définir au moins une colonne de numéros de série. La valeur de cette colonne devrait être unique pour chaque article individuel. Dans la majorité des cas, ce sera le numero de série. 

6. Cliquez sur Etape suivante quand vous avez fait concorder toutes les valeurs des colonnes.

7.  Choisissez dans la fenêtre suivante d’Importer toutes les lignes comme nouveaux articles.

8. Choisissez dans quel dossier vous souhaitez importer votre équipement. Si votre dossier importé ne contient pas de colonne avec des valeurs, tout l’équipement sera placé dans le même fichier.

Note: Si vous avez spécifié des sous-dossiers dans un format correct (divisé par des /) ils seront automatiquement placés dans les bons dossiers. Un nouveau sous-dossier sera créé si il n’existe pas encore. 

10. Vérifiez vos données. Si tout est correct, cliquez sur le bouton Importer pour déclencher le processus d’importation. 

Une fenêtre pop-up vous montrera combien d’articles ont été importés avec succès et si des erreurs ont eu lieu. 

11. Rafraichissez la page pour faire l’importation finale. 

Configurez comment Rentman calcule les niveaux de stock

Rentman a deux manières de calculer la quantité de votre équipement: entrée manuelle, ou basé sur le nombre de numéros de séries. Quand vous avez réalisé un import avec les nouveaux articles et les numéros de série, le stock doit être calculé manuellement par défaut, ce qui donne une valeur standard de 1 Comme quantité. Voici comment changer cela :  

Pour calculer automatiquement les niveaux de stock : 

  • Allez au module équipement, et cliquez deux fois sur un article au hasard.  
  • Sous Données > Quantité, sectionnez  ‘Montrer la quantité par le biais de calcul des numéros de série’. 
  • Sauvegarder et verifier si maintenant les numéros de série sont pris en compte. 

Utiliser un modèle de support pour importer l’équipement

Nous avons créé un modèle pour vous aider à importer votre équipement. Le fichier modèle est un fichier Excel >xlsx avec les valeurs de colonnes disponibles. Vous pouvez utiliser le modele pour mettre les informations de l’équipement sous le bon titre et y ajouter davantage de données.

Télécharger ici: 

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