Planifier équipes et transports

Disponible pour: Lite Classic Pro

Après avoir créé votre premier projet, il est temps de planifier vos employés, intermittents et véhicules. Ce didacticiel vous expliquera comment suivre la disponibilité de vos membres d'équipe et comment leur envoyer leurs horaires de travail personnels.

Étape 1 - Ouvrir le projet dans le planificateur

Maintenant que vous avez créé votre premier projet, il est temps de commencer à planifier. Dans le planificateur d'équipe Rentman, vous pouvez assigner vos employés et intermittents  aux fonctions planifiées. Ce didacticiel vous guidera à travers les étapes du suivi de la disponibilité, de la création et de l'envoi des horaires.

Il existe deux façons d'accéder au planificateur de l'équipe.

  • Dans l’onglet “Équipe et transport” dans votre projet > Planification (bouton) > “Ouvrir planificateur d'équipes”.
  • Ou cliquez simplement sur le planificateur d'équipes dans la colonne de navigation de gauche. Sélectionnez une période en cliquant sur les dates soulignées au-dessus du calendrier.

Chronologie:

La chronologie du planificateur d'équipe Rentman rend la planification beaucoup plus visuelle. La chronologie est divisée en deux : une partie supérieure et inférieure. La partie inférieure est votre calendrier de disponibilité. Lorsque vous sélectionnez un membre d'équipe, sa disponibilité, les invitations en attente et les fonctions planifiées sont affichées ici.

Le calendrier montre les fonctions planifiées sur votre projet, l'équipe prévue et les invitations en attente. Vous pouvez utiliser les icônes en haut à droite pour zoomer et faire défiler la chronologie.

Vous pouvez ouvrir ou fermer vos ressources  Resources.PNG  et les filtres  Filters.PNG en cliquant sur les icônes en haut à droite de votre écran.

  • Vos ressources vous montrent tous les membres de l'équipe et les véhicules qui se trouvent actuellement dans votre système.
  • Dans la colonne des filtres, vous pouvez choisir la période de planification.

Note: Les changements horaire que vous faites dans le planificateur d’équipe ne seront pas pris en compte par les fonctions du projet. Si une fonction est planifiée pour 8 heures et que vous décidez de l'étendre d’une heure dans le planificateur, le projet indiquera toujours une fonction de 8 heures sur votre devis et votre facture. 

Étape 2 - Suivre la disponibilité des équipes 

Vous pouvez suivre la disponibilité de vos équipes. Vos employés et intermittents peuvent avoir leur propre compte dans lequel ils ont accès à leur agenda personnalisé. Ils peuvent utiliser cela pour indiquer leur disponibilité et voir sur quels projets ils sont prévus.

Lorsque vous avez une fonction de prévue, vous souhaitez voir qui est disponible pour travailler. Il existe trois façons de connaître la disponibilité de quelqu'un.

  1. Lorsque votre employé ou intermittent l’a indiqué dans son agenda.
  2. En envoyant une demande de disponibilité pour une période spécifique.
  3. En envoyant une demande de disponibilité pour une fonction spécifique.

Avant de continuer, voici quelques raccourcis clavier utiles pour le calendrier:

  • Alt + Z pour zoomer
  • Alt + Maj + Z pour effectuer un zoom arrière
  • Utilisez Shift + défilement de la souris, pour le défilement horizontal
  • Utilisez Shift + ? pour voir tous les raccourcis clavier

Pour demander à l’un des membres d'équipe sa disponibilité, suivez ces étapes:

  1. Sélectionnez un membre d'équipe depuis la colonne de gauche.
  2. Dans la ligne de temps inférieure, sélectionnez une période en faisant glisser votre souris.Select_period.gif
  3. Sélectionnez l’option ‘inviter’ et modifiez les temps si nécessaire dans la fenêtre pop-up qui s'ouvre.
  4. Dans l'écran suivant, définissez l'option pour demander la disponibilité et cliquez sur "Inviter".

Un e-mail (ou une notification push dans l’application smartphone) sera envoyé à votre membre d'équipe. Il/elle peut facilement approuver ou refuser. La réponse se traduira dans le calendrier des planifications par une barre verte claire (disponible) ou une barre légèrement rouge (indisponible).

Étape 3 - Inviter et planifier les membres d'équipe pour une fonction

Plan_function.gif

Lorsque vous avez déployé un projet dans la colonne de gauche, toutes ses fonctions planifiées seront affichées dans le calendrier. Suivez ces étapes pour inviter quelqu'un à une fonction de projet:

  1. Déroulez votre projet en cliquant sur la flèche à côté du projet (si vous ne l’avez pas déjà fait).
  2. Cliquez sur une barre de fonction rouge dans la chronologie.

Chaque barre représente l'une de vos fonctions pour le projet. Le nombre entre parenthèses montre le nombre de personne prévu sur le nombre de personne requise. Par exemple: (1/2) signifie que deux personnes sont requises et qu'une est actuellement prévue. La barre devient verte lorsque toutes les fonctions sont occupées.

Lorsque vous cliquez sur une barre de fonction, le planificateur affichera qui de votre équipe est disponible pour travailler en marquant leur nom en vert (disponible) ou en rouge (indisponible).

  1. Sélectionnez la personne que vous voulez inviter à travailler sur cette fonction.
  2. Cliquez sur “Actions”.
  3. Sélectionnez “Inviter membre du personnel sélectionnez”.
  4. Rentman vous donne la possibilité d’envoyer des demandes de disponibilité (pratique lorsque vous sélectionnez plusieurs personnes) ou des invitations de prise en charge de fonction.
  5. Sélectionnez votre option préférée et cliquez sur "Inviter".

Au moment où vous cliquez sur “Inviter”, Rentman enverra un e-mail et/ou une notification push (au cas où la personne utiliserait l'application Rentman) avec les détails de la fonction. Les invitations en attente s'affichent sous forme de barre jaune sous la rangée «Invitation» de votre projet. Lorsque votre invité accepte ou décline l'invitation, cela se synchronisera avec le planificateur et s'affichera dans le calendrier.

Planifier les membres d'équipe sur une fonction:

Vous pouvez ignorer l'étape consistant à envoyer des invitations lorsque vous savez qu'une personne est disponible pour prendre en charge une fonction. Dans ce cas, il existe deux options pour la planification, temporairement et définitivement. La planification temporaire peut être utilisée lorsqu'un projet est encore en option. Une planification définitive est utilisée lorsque le projet est confirmé. Le processus de planification fonctionne de la même façon pour les deux.

Plan_function.gif

Pour planifier les membres d'équipe:

  1. Cliquez sur les barres de fonction rouge dans le calendrier. (Vous pouvez modifier les heures d’une fonction en glissant celle-ci).
  2. Sélectionnez la personne que vous voudriez qui travaille sur cette fonction.
  3. Choisissez de planifier temporairement ou définitivement et cliquez sur le bouton “planifier”

Vous pouvez accélérer le processus en double-cliquant sur le nom du membre d'équipe.

Étape 4 - Envoi de vos horaires

Depuis le planificateur de l'équipe, vous pouvez communiquer votre planification aux intermittents et au personnel.

Sending_out.gif

  1. Commencez par cliquer sur le bouton e-mail.
  2. Définissez une période.
  3. Sur la droite, choisissez à quel(s) projet(s) vous souhaitez associer la planification.
  4. Sélectionnez les membres d'équipe qui devraient recevoir l’e-mail.

Les membres d'équipe surlignés en rouge indiquent des personnes dont leur calendrier a été mis à jour depuis le dernier courriel.

  1. Cliquez sur “envoyer
  2. Dans la fenêtre pop-up, vous pouvez choisir votre modèle de message électronique (c'est un texte standard que vous aurez enregistré au préalable) ou saisissez un texte.
  3. Cliquez de nouveau sur “envoyer” . 
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