Création d'un projet et d'un devis

Les projets sont la base de Rentman. De là, vous planifiez vos équipements, planifiez vos équipes et transports et envoyez un devis. Ce guide couvrira les étapes de base de création d’un projet, à partir de la demande, en passant par la planification jusqu'à l’envoi du devis.

Étape 1 - Entrez les détails   

Astuce: Au lieu de créer un projet vide à chaque fois, vous pouvez créer et utiliser des modèles de projet pour configurer de nouveaux projets plus rapidement.

Setting_first_project.gif

  1. Allez dans “projets” dans la barre latérale gauche Projects.PNG
  2. Cliquez sur le bouton Plus.PNG
  3. Choisissez un projet vide, ou un modèle de projet puis cliquez sur "sélectionner".
  4. Entrez un nom de projet, votre client, un lieu de prestation.
  5. Réglez la période de planification en fonction de la durée pendant laquelle vous souhaitez réserver votre équipement, c'est la période d'immobilisation, la période durant laquelle vos équipements seront hors entrepôt et donc, indisponibles. 
  6. Réglez la période d’utilisation. C’est la période sur laquelle le client sera facturé pour la location des équipements. 
  7. Sauvegardez en cliquant sur Save_highlight.png and choisissez "sauvegarder sans fermer". Vous pouvez aussi utiliser Alt+S.

Remarque: dans les prochaines étapes, nous utiliserons ces différentes périodes pour planifier vos équipements et vos équipes. Définir les horaires appropriés est donc une étape importante dans votre projet. Vous pouvez également ajouter vos propres périodes, telles que la "l'installation" ou le "premier jour de l'événement".

Étape 2 - Ajouter des équipements à votre projet

Astuce: vous voulez, peut être, d’abord importer vos équipements Sinon, continuez à travailler avec la base de données fournie en exemple pour le moment. 

   Adding_your_equipment.gif

  1. Allez sur l’onglet “équipement” de votre projet. Vous aurez un aperçu des équipements présents dans votre base de données.
  2. Ajouter un nouveau groupe d'équipement et donnez lui un nom (“Audio” ou “Prestation jour 1”).
  3. Soyez certain d'avoir sélectionné votre groupe d'équipement.
  4. Dans la colonne de gauche, double-cliquez sur un équipement pour l'ajouter à votre groupe.
  5. Vous pouvez modifier la quantité en double-cliquant sur le nombre dans la colonne "Quantité".

Remarque: Rentman met à jour automatiquement la disponibilité de vos équipements. Si vous prévoyez plus d'articles que vous n'en avez en stock, l'équipement deviendra rouge. Voir l'image ci-dessous pour un exemple.

Equipment shortage
Item_Unavailable.gif

 

Étape 3 - Ajouter des fonctions pour les équipes et les transports   

Remarque: Les fonctions ajoutent des emplois à votre projet. Vous planifierez des employés ou des véhicules spécifiques sur ces fonctions à un stade ultérieur. La planification sera traitée dans d'autres guides de démarrage rapide.

Add_Crew_Functions.gif

  1. Allez dans l’onglet “équipe et transport” dans votre projet.
  2. L'ajout de fonctions d'équipe et de transport est similaire à l'ajout d'équipement, dans l'étape précédente. Cela signifie que vous commencez par créer un groupe de fonctions.
  3. Donnez un nom pour votre groupe dans le champ de texte "Ajouter un nouveau groupe" ('Jour 1' par exemple).
  4. Cliquez sur "l'heure n'est pas spécifiée". Il est important de lier une période que vous avez rentrez au préalable dans l'onglet "général", comme par exemple "installation", pour pouvoir ensuite faire apparaitre la fonction dans le planificateur.
  5. Sous “horaire connu”, sélectionnez l'option “sélectionner à partir du planning" deux fois (dans la colonne de droite et de gauche).
  6. Choisissez un horaire et réglez la partie de gauche à “heure de début” et la partie droite à “heure de fin”.
  7. Enregistrez et appuyez sur Entrée pour ajouter le groupe.
  8. Dans la colonne de gauche, sélectionnez les fonctions que vous souhaitez ajouter en double-cliquant dessus.

Astuce: vous pouvez également créer vos propres fonctions équipe et transport, au lieu des fonctions par défaut. Lisez cet article pour plus d'informations.

 Étape 4 - Créer et envoyer un devis  

Note: Rentman garde un aperçu des coûts et des revenus de votre projet. Vous pouvez ajouter des coûts supplémentaires (onglet "coûts supplémentaires) à cette vue d'ensemble ou appliquer des réductions si vous le souhaitez.

Quote.gif

 Rentman garde un aperçu des coûts et des revenues de votre projet. Vous pouvez ajouter des “coûts supplémentaires” (par exemple, les coûts d'hôtel ou de stationnement) pour votre projet, sous l'onglet du même nom.

Continuez sur l’onglet “finance” pour obtenir une vue d’ensemble sur les finances de votre projet.

Sur cette page vous voyez le détail financier de votre projet et vous pouvez définir une remise, si vous le souhaitez. Pour créer un devis, suivez ces étapes: 

  1. Cliquez sur le bouton "imprimer document" et sélectionnez “créer devis”. Rentman générera automatiquement votre devis. Une fois votre devis créé, vous pouvez utiliser les options dans la colonne de droite pour ajuster la mise en page et les détails.
  2. Sélectionnez un modèle et un papier à lettre, décidez ensuite des données que vous souhaitez afficher sur votre devis (dans les configurations).
  3. Cliquez sur “générer”.
  4. Cliquez sur le bouton “e-mail” pour envoyer le devis a un client. 

Vos clients peuvent signer numériquement le devis que vous envoyez en ligne en cliquant sur "cliquez ici pour signer numériquement le devis". Lorsqu'ils auront signé votre devis, votre projet changera automatiquement de statut en tant que “confirmé” et modifiera la disponibilité des équipements dans votre stock.

Vous souhaitez probablement inclure votre propre logo et votre en-tête/papier à lettre sur vos documents. Pour ce faire, accédez à Configuration > En-tête documents et ajoutez-en à votre convenance, à l'aide d'un document PDF A4.

Rentman a plusieurs modèles pré-construits pour vos documents, dans plus de vingt langues différentes. Pour entièrement customiser vos modèles, vous pouvez utiliser l'éditeur de modèles: configuration > modèles et ajouter ou éditer un modèle en le dupliquant. 

 

 

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