Datenbanken

Rentman hat verschiedene Datenbanken nämlich Materialien, Personal, Fahrzeuge und Kontakte. In diesem Artikel erklären wir wie du diese Datenbanken benutzt. 

Allgemein

Die Datenbanken in Rentman findest du, indem du auf die verschiedenen Modulschaltflächen im Hauptbildschirm von Rentman klickst. Klick auf Materialien , Mitarbeiter , Fahrzeuge  oder Kontakte , um die zugehörige Datenbank zu öffnen und die Stammdaten zu pflegen.

Datenbanken
In der Materialdatenbank fügst du all deine Materialien hinzu, sodass du diese später in Projekten planen kannst. Bei Mitarbeiter fügst du deine Mitarbeiter hinzu, um diese in Projekten für Funktionen planen zu können und damit sie sich mit ihrem eigenen Account einloggen können. Du fügst deine Fahrzeuge in der Fahrzeugdatenbank hinzu, sodass du diese für Fahrten planen kannst und Kontakte fügst du hinzu, damit du diese mit einem Projekt verknüpfen kannst.

Dokumente

Die Daten, mit denen du die Datenbanken füllst, erscheinen auf deinen Dokumenten. So werden Kontaktdaten von deinen Kunden beispielsweise auf Angeboten und Rechnungen angezeigt, Materialien auf Packlisten und Angeboten und Mitarbeiter auf Callsheets.

Materialien
Hinzufügen
Alle Materialien aus deinem Lager fügst du als einzelne Items hinzu. Indem du eine Materialliste importierst (als CSV oder Excel Datei) kannst du deine Materialien alle auf einmal hinzufügen. Alternativ kannst du alle Materialien einzeln hinzufügen. Bei jedem Item gibst du Informationen, wie Namen, Anzahl in Datenbank (Bestand) und Mietpreis hinzu. Verkaufsitems kannst du hinzufügen, indem du diese als Verkaufsitems markierst.
Mehr Informationen zum Hinzufügen von Materialien.
 
Praktisch kombinieren
Wenn alle Materialien einzeln vorhanden sind, können diese mithilfe von Sets, Cases und Zubehör sinnvoll kombiniert werden. Wenn du dies gut einstellst, kannst du schneller arbeiten und zusätzlich Fehler vermeiden.
Mehr Informationen zu Sets, Cases und Accessoires.

Fortgeschritten: Exemplare und QR-Codes hinzufügen
Bei Items kannst du Exemplare mit Seriennummern hinzufügen. Zu Exemplaren kannst du, genau wie zu Items, QR-Codes hinzufügen. Ein Item ist beispielsweise ein Lautsprecher, von dem du vier Stück hast. Ein Exemplar ist einer dieser Lautsprecher mit einer Seriennummer. Indem du mit Exemplaren und QR-/Barcodes arbeitest, kannst du immer nachvollziehen, welche Exemplare bei welchen Projekten gewesen sind. Dies ist praktisch bei Diebstahl, Reparaturen oder Mängeln.
Mehr Informationen zu Exemplaren.
Mehr Informationen zu QR-Codes.

Personal
Hinzufügen

Im Mitarbeitermodul fügst du all deine Mitarbeiter und Freelancer hinzu. Dadurch kannst du diese für Funktionen in Projekten einplanen. Indem du Tarife zu Mitarbeitern hinzufügst, werden automatisch die exakten Personalkosten der Mitarbeiter bei Projekten berechnet.
Einleitung Mitarbeiter und Benutzerrollen.
Mehr Informationen über das Hinzufügen von Mitarbeitern.


Rechte und Zugang für Mitarbeiter bestimmen
Alle Mitarbeiter können sich mit einem Mitarbeiteraccount einloggen. Hierzu gibst du für deinen Mitarbeiter einen Benutzernamen (kleine Buchstaben aneinander geschrieben), Passwort und Benutzerrolle ein. Du entscheidest durch die Benutzerrolle, welche Rechte und welchen Zugang ein Mitarbeiter erhält. Freelancern gibst du beispielsweise eine Benutzerrolle, die ihnen nur erlaubt die eigene Planung einzusehen. In Rentman findest du einige Beispielbenutzerrollen, die du benutzen oder auch einfach anpassen kannst. Benutzerrollen vergibst du im Mitarbeitermodul und bearbeitest du in der Konfiguration.
Mehr Informationen zu Benutzerrollen.

Poweruser
In Rentman können Benutzer Poweruser oder normale User sein. Poweruser sind zubuchbare Accounts und normale User sind ab der Pro Version gratis und unbegrenzt verfügbar. Ein Mitarbeiter ist ein Poweruser, wenn die vergebene Benutzerrolle eine Poweruser-Rolle ist. Eine Benutzerrolle ist eine Poweruser-Rolle, wenn damit Projekte erstellt/geändert werden dürfen und/oder Angebote, Planungen und Rechnungen erstellt/verschickt werden. Eine Benutzerrolle, die keine Poweruser-Rolle ist, kann trotzdem das Recht haben, die Planung einzusehen, Material ein/auszubuchen, Packlisten zu erstellen und Stammdaten in den Datenbanken zu verwalten.


Kontakte
Hinzufügen
In der Kontaktdatenbank fügst du deine Kontakte hinzu. Diese Kontakte kannst du mit Projekten und Zumietaufträgen verknüpfen, sodass diese dann auf deinen Dokumenten erscheinen. Kontakte kannst du in verschiedene Ordner verteilen und befinden sich daher in einer Kontaktdatenbank, aus der du bei der Projektplanung wählen kannst. Kontakte können auch Veranstaltungsorte oder Lieferanten sein. Mithilfe von Labels kannst du verschiedene Kontaktgruppen unterscheiden, sodass du beispielsweise spezielle Mailings machen kannst. 

Zu einem Kontakt kannst du mehrere Kontaktpersonen hinzufügen. So könnte Peter beispielsweise eine Kontaktperson des Kontakts Rentman sein. Eine Kontaktperson kann auch eine Abteilung sein, wie beispielsweise die Buchhaltung, die Rechnungen empfängt. Kontaktpersonen kannst du einzeln importieren und mit den entsprechenden Kontakten verknüpfen.
Mehr Informationen zu Kontakten.


Fahrzeuge
Hinzufügen

Fahrzeuge fügst du im Fahrzeugmodul hinzu. Die Fahrzeuge planst du in Projekten für Fahrten. Auch Fahrzeuge, die du zumietest, kannst du mit zugehörigen Kosten eingeben.

 

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