Dokumente

Unter Dokumenrten verstehen wir deine Angebote, Rechnungen, Callsheets, Zumietlisten und eventuell andere Dokumente, die du (hauptsächlich aus einem Projekt) erstellst.

Algemein
Du willst, dass deine Dokumente gut aussehen und die richtigen Informationen beinhalten. Ein entscheidender Faktor für ein ansprechendes Aussehen und die richtigen Informationen sind die Informationen, die du in Projekt und Datenbank eingibst. Danach wählst du eine Vorlage und ein Briefpapier, um ein Dokument zu erstellen. Die Vorlage bestimmt, welche Informationen aus dem Projekt auf dem Dokument erscheinen und auf deinem Briefpapier steht dein Logo und deine Firmendaten.

Beispeildokumente machen
Um eine gute Einschätzung zu bekommen, wie dein Briefpapier, deine Templates und andere Einstellungen und Informationen auf deinen Dokumenten aussehen, kannst du ein Beispielprojekt erstellen, in dem du verschiedene Beispieldokumente erstellst.

Briefpapier
Das Briefpapier beinhaltet dein Logo, deine Firmendaten und eventuell ein Design. Deine Dokumente werden auf das ausgewählte Briefpapier gedruckt, was deinen Dokumenten direkt die richtige Ausstrahlung gibt. Im Adminpanel > Briefpapier lädst du eine PDF-Datei im A4-Format hoch. Dieses Briefpapier kann mehrere Seiten haben, sodass dadurch beispielsweise die erste Seite abweichen kann vom Rest. Solltest du noch kein Briefpapier haben, kannst du dies einfach mithilfe von (beispielsweise) Word erstellen und als PDF-Datei speichern.
Mehr Informationen zum Hinzufügen von Briefpapier.

Vorlagen
Vorlagen bestimmen, welche Informationen auf deinen Dokumenten erscheinen, wie diese angeordnet sind und wie sie wiedergegeben werden. Zeigst du beispielsweise die Preise von jedem individuellen Item oder zeigst du nur die Gesamtsummen? Es gibt ein paar (verschiedensprachige) Standardtemplates, die du benutzen kannst. Diese Standardtemplates kannst du mithilfe des Template Editors duplizieren und anschließend bearbeiten. (Dies ist in der BASIC Lizenz nicht möglich.) Außerdem kannst du neue Vorlagen erstellen. Aus Erfahrung wissen wir, dass die Standardvorlagen für die meisten Firmen ausreichend sind oder nur kleine Änderungen vorgenommen werden müssen.

Standardtexte
In deinen Dokumenten kannst du einzelne, persönliche Texte hinzufügen, die auf deinen Dokumenten und in deinen E-Mails gezeigt werden. Um schneller zu arbeiten, kannst du Standardtexte speichern, die du für die verschiedenen Dokumente nutzen kannst. Um beispielsweise einen Standardtext für ein Angebot hinzuzufügen, erstellst du ein Angebot und fügst beim Eingeben des Textes einen gespeicherten Standardtext hinzu. Beim Erstellen dieser Standardtexte kannst du auch Variablen benutzen, wodurch beispielsweise der Name eines Kunden automatisch eingefügt wird.

 

 

 

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