Importiere dein Material

Verfügbar für: Lite Classic Pro

Mit der Importfunktion in Rentman kannst du schnell dein Material und deine Kontakte als .xlsx oder .csv Datei importieren. In diesem Artikel erklären wir, wie du dein Material zum ersten Mal in Rentman importierst.

In diesem Artikel
> Generelles über den Import
> Wie du dein Material importierst
> Material mit Seriennummer importieren
> Nutze eine Supportvorlage zum importieren
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Generelles über den Import

Was ist importieren? 

Lade deine Datei für Material (.xlsx (Excel) oder .csv) in Rentman hoch, um diese in deine Rentman-Datenbank zu integrieren. 

Ordner und Unterordner
Material wird in Rentman in Ordner sortiert. Für eine bessere Übersicht in deiner Datenbank, kannst eine Ordnerspalte in deiner Datei hinzufügen und angeben, in welchen Ordner du ein Item ablegen willst. Rentman erstellt automatisch einen neuen Ordner, falls diese Spalte nicht vorhanden ist. 

Hinweis: Du kannst in deiner Materialdatei über / Schrägstrich auch Unterordner erstellen. So wird aus Audio/Mikrofon der Unterordner Mikrofon im Hauptordner Audio erstellt. Die Anzahl an Unterordner ist nicht begrenzt. 

Wie du dein Material importierst

Hinweis: Scroll weiter nach unten, falls dein Import Seriennummern beinhaltet

Du findest Anweisungen unter der Animation

Importing_Equipment_Full.gif

Anleitung

1.

Gehe zum Materialmodul in der linken Spalte.


2.

Klicke auf den Columns.png Spaltenbutton und wähle Import.

3.

Lade deine Materialdatei hoch (gehe sicher, dass es sich dabei um eine .xlsx oder .csv Datei handelt). Deine Materialliste wird automatisch im nächsten Fenster angezeigt. Denke daran, dass nicht alle Informationen angezeigt werden, sondern nur die ersten acht Reihen. 

4.

Als erstes musst du Rentman wissen lassen, ob deine Datei Spaltenüberschriften hat. Rentman wird dann die erste Spalte nicht importieren, falls du das Häkchen gesetzt hast.

Enth_lt__berschiften.png→ Erste Reihe wird nicht importiert

5.

Als nächstes musst du die Spaltenwerte in deiner Datei mit den Werten aus Rentman angleichen. Der oberste Wert sollte auf Material stehen bleiben.

6.

In der unteren Auswahlbox wählst du aus, welcher Wert aus der Spalte für Rentman übernommen wird.

Beispiel: wenn du eine Spalte mit dem Materialname hast, wählst du den Wert 'Name' in der Datenbank für Rentman aus.

7.

Klicke auf Nächster Schritt wenn du alle Werte angepasst hast.

8.

In dem folgenden Fenster kannst du auswählen, was mit Duplikaten aus deiner Datei passieren soll. Sollte dies dein erster Import sein, wähle Importiere alle Reihen als neue Items.

9.

Wähle den Hauptordner. Wähle aus, in welchen Ordner du dein Material importieren willst. Sollte deine Datei keine Ordnerstruktur haben, werden alle Materialien in einen Ordner importiert. Klicke auf Nächster Schritt um fortzufahren.

10.

Checke deine Daten. Wenn alles korrekt ist, klicke auf den Importbutton um den Import zu starten.

Eine Pop-up-Nachricht zeigt dir an, wie viele Items erfolgreich importiert wurden und ob Fehler aufgetreten sind.

11.

Refresh deine Seite um den Import abzuschließen. Du kannst alle Werte auch manuell, nachdem der Import abgeschlossen ist, bearbeiten und ändern.

Material mit Seriennummer importieren

Umgang mit der Menge: Items und Exemplare
Bevor wir in den Importvorgang für dein Material gehen, müssen wir die zwei Stufen des Material klarstellen: Items und Exemplare.

  • Items - können in Rentman auf zwei verschiedene Arten angelegt werden:
    • ohne Unterscheidung einzelner Exemplare, durch reine Mengenangabe
    • mit Unterscheidung einzelner Exemplare, Menge wird aus Anzahl der Exemplare berechnet und es können individuelle Informationen gespeichert werden.
  • Exemplare- sind individuelle Teile eines Items, kategorisiert als eine Teilmenge eines bestimmten Items. Seriennummern können für die Planung und für das Überwachen von Items genutzt werden.

In der Importfunktion von Rentman kannst du einstellen, welche Reihen als Items und welche als Seriennummer eines Items angelegt werden soll.

Beispiel für den Import von Items ohne SeriennummerQuantity.png

Beispiel für den Import von Items mit Seriennummer
Import_Serial_Numbers.png
 


Wenn deine Importdatei Seriennummern beinhaltet (mehrere Items der gleichen Art), musst du dies während des Importvorgangs angeben.

Hinweis: Wenn du den Import mit Seriennummern durchführen willst, brauchst du mindestens eine Spalte, die für Seriennummer eindeutig ist und mit einem Spaltenwert in Rentman verknüpft werden kann. Dies ist normalerweise der Seriencode, kann aber auch zum Beispiel der Kaufpreis oder Kaufdatum sein.

Anleitung

1.

Gehe zum Materialmodul in der linken Spalte

2.

Klicke auf den Columns.png Spaltenbutton und wähle Import

3.

Lade deine Materialdatei hoch (gehe sicher, dass es sich dabei um eine .xlsx oder .csv Datei handelt). Deine Materialliste wird automatisch im nächsten Fenster angezeigt. Denke daran, dass nicht alle Informationen angezeigt werden, sondern nur die ersten acht Reihen. 

4.

Als erstes musst du Rentman wissen lassen, ob deine Datei Spaltenüberschriften hat. Rentman wird dann die erste Spalte nicht importieren, falls du das Häkchen gesetzt hast.

Enth_lt__berschiften.png→ Erste Reihe wird nicht importiert

5.

Als nächstes musst du die Spaltenwerte deiner Datei mit den Werten in Rentman verbinden.

In der oberen Auswahlbox kannst du zwischen Material und Seriennummer wählen.

Sollte deine Liste mehrere Items der gleichen Art beinhalten (Seriennummern), musst du mindestens eine Spalte als Seriennummer angeben. Der Wert dieser Spalte sollte einzigartig zu jedem Item sein. In den meisten Fällen ist dies die Seriennummer (Seriencode).

6.

Passe die unteren Auswahlboxen mit den Werten in der Spalte deiner Materialimportliste an. Klicke auf Nächster Schritt um fortzufahren.

7.

Wähle Importiere alle Reihen als neue Items aus.

8.

Wähle den Hauptordner. Wähle aus, in welchen Ordner du dein Material importieren willst. Sollte dein Datei keine Ordnerstruktur haben, werden alle Materialien in einen Ordner importiert.

Hinweis: wenn du (Unter-) Ordner im richtigen Format angegeben hast (getrennt durch / Schrägstrich) werden die Items automatisch in die korrekten Ordner platziert. Ein neuer (Unter-) Ordner wird, falls dieser noch nicht existiert, automatisch erstellt.

10.

Checke deine Daten. Wenn alles korrekt ist, klicke auf den Importbutton um den Import zu starten.

Eine Pop-up-Nachricht zeigt dir an, wie viele Items erfolgreich importiert wurden und ob Fehler aufgetreten sind

11.

Refresh deine Seite um den Import abzuschließen


Konfiguriere, wie Rentman dein Lagermenge berechnet

Rentman verfügt über zwei Wege, um die Menge deines Material zu berechnen: durch die manuelle Eingabe oder durch das berechnen der Anzahl an Exemplaren. Wenn du einen neuen Import hinzugefügt hast, steht die Standardeinstellung auf manueller Eingabe. So kannst du dies ändern:

  • Doppelklick auf das Material
  • Neben Menge, wähle im Dropdown Menü "Anzahl berechnen durch Zählen der Exemplare"

Nutze eine Supportvorlage zum importieren

Wir haben eine Vorlage erstellt, die dir beim Import deines Material hilft. Die Vorlage ist als .xlsx Datei (Excel) mit den verfügbaren Spaltenwerten angelegt. Du kannst die Vorlage nutzen, um deine Materialinformationen in der richtigen Spalte einzugeben und mit weiteren Daten ergänzen.

Du kannst die Vorlage über diesen Link herunterladen.

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