Kommuniziere die Personalplanung

Nachdem du dein Projekt erstellt hast und deine Mitarbeiter der richtigen Funktion zugewiesen hast, willst du deine Planung kommunizieren. Indem du deinen Mitarbeitern Zugang zu Rentman gibst, können diese auf (Mein) Kalender sowohl in der App als auch in der Desktopversion zugreifen.

Zusätzlich kannst du deinen Mitarbeitern personalisierte Übersichten über anstehende Projekte senden oder ausdrucken.

In diesem Artikel:
> Senden der Planung vs prüfen des Live-Kalenders
> Rentman App (IOS und Android)

> '(Mein) Kalender' in Rentman
> Synchronisiere deinen Kalender

> Sende eine persönliche Planungsübersicht via E-Mail

> Drucke eine persönliche Planungsübersicht für jeden Mitarbeiter

> Sende deine Projektplanung

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Senden der Planung vs prüfen des Live-Kalenders

Nachdem du deine Mitarbeiter geplant hast, möchtest du diese Planung mit ihnen kommunizieren. Dies kann auf zwei verschiedenen Wegen geschehen:

1. Lass deine Mitarbeiter ihre Live-Kalender prüfen.

Ein Live-Kalender ist die Planung genau in diesem Moment. Ist ein Mitarbeiter auf eine Funktion geplant, kann er dies direkt in seinem Live-Kalender sehen.

Vorteile:

  • Spare Zeit, mit dem versenden von E-Mails.
  • Der gegenwärtigste Kalender.
  • Mehr Informationen können einfach gefunden und schnell hinzugefügt werden (wie das hinzufügen einer Notiz).

Wo finde ich meinen Live-Kalender:

  1. Rentman App (Meine Planung).
  2. Rentman Web (Mein Kalender).
  3. Synchronisation deines Kalenders.

 

2. Sende deinen Mitarbeitern deine Planung.

Eine gesendete Planung ist eine E-Mail, in welcher deine Planung als E-Mail Text oder Pdf verknüpft ist.

Vorteile:

  • Wähle den Zeitpunkt, wann deine Planung gesendet wird.
  • Benachrichte Mitarbeiter mit der Planung.
  • Sei mehr flexibel, was du kommunizierst.

Welche Optionen habe ich, die Planung zu senden:

  1. Sende eine persönliche E-Mail mit der Planung
  2. Sende einen Beleg mit deiner Planung.
  3. Sende die Projektplanung.

 

Wege deine Planung zu kommunizieren

Rentman App (IOS und Android)

In der Rentman App kann jeder Nutzer sehen, auf welchen Funktionen und in welchen Projekte er geplant ist. Nutzer können ebenfalls alle zusätzlichen Information, die ihnen bereit gestellt werden, hier abrufen. Die App kann von überall erreicht werden, was sie perfekt für Freelancer und Mitarbeiter unterwegs macht.

Informationen in der Rentman App:

  • 'Meine Planung' Modul mit dem persönlichen Zeitplan eines Mitarbeiters inklusive Funktion, Termine und Reservierungen. Mit der Möglichkeit auf eine Funktion zu klicken, um mehr Informationen über das Projekt, geplante Mitarbeiter und Dokumente zu erhalten.
  • 'Einladungen' Modul mit allen offenen Einladungen. Der Mitarbeiter kann direkt allen Einladungen, über die Rentman App, antworten.
  • 'Materialien' Modul mit allen Materialien in deiner Datenbank und der Möglichkeit Reperaturen für Material hinzuzufügen.

Vorteile:

  • Enthält zusätzliche Informationen.
  • Kann für kleinere Tätigkeiten rundum die Planung, wie die Planung der Route zum Veranstaltungsort, Materialien in Reperatur melden oder einen Mitarbeiter des Projekts anzurufen, genutzt werden.

Wie bekommt man die Rentman App:

  1. Download die Rentman App im Android oder IOS Appstore.
  2. Gib deinen Account Name ein (deinfirmenname.rentmanapp.com)
  3. Logge mit deinem Benutzernamen und Passwort ein(Du kannst dies im Mitarbeiter Modul einrichten).
  4. Klicke auf das Menü Symbol links oben, um zu "Meine Planung" zu gelangen.

 

'(Mein) Kalender' in Rentman

Das (Mein) Kalender Modul in der Rentman Webversion ist dem Konzept der Rentman App ähnlich, wird aber in der Webversion gezeigt. Dies macht es ideal für Büromitarbeiter, Lagerarbeiter und Account-Manager, welche ohne hin die Webversion nutzen.

Informationen über das (Mein) Kalender Modul:

  • Geplante Funktionen, Termine und Reservierungen mit der Option mehr Informationen anzeigen zu lassen.
  • Eine Liste von Einladungen.
  • Verfügbarkeit (grün für Verfügbar, rot für nicht Verfügbar und weiss für unbekannt).

Vorteile:

  • Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit vermerken.
  • Möglichkeit zwischen einer Kalenderübersicht aller und einer persönlichen Kalenderübersicht zu wechseln.

Wie find ich (Mein) Kalender:

  1. Gehen auf deine Webversion deinefirma.rentmanapp.com.
  2. Logge ein(Zugänge können im Mitarbeiter Modul eingerichtet werden).
  3. Gehe zum (Mein) Kalender Modul.

 

Synchronisiere deinen Kalender

Synchronisiere deinen Rentman Kalender mit deinem persönlichen Kalender. Lese hier, um mehr über die synchronisation mit deinem persönlichen Kalender zu erfahren.

Informationen in der Kalender synchronization:

  • Geplante Funktionen (alle oder persönlich).
  • Termine (alle oder persönlich).
  • Reservierungen.

Vorteil:

  • Wird direkt in deinem Kalender angezeigt.

Wie kann ich synchronizieren:

Lese hier, im Kalender synchronizations Artikel.

 

Sende eine persönliche Planungsübersicht via E-Mail

Eine persönliche Planungsübersicht, ist eine Liste aller Funktionen eines Mitarbeiters aufwelche dieser in einem bestimmten Zeitraum geplant ist. Diese Funktionen sind nach Datum und Projekt gruppiert.

Informationen in der persönlichen Planungsübersicht:

  • Geplante Personalfunktionen inkl. Zeiten und Projektname.
  • Veranstaltungsort.
  • Vermerke zur Funktion.
  • Ob die Funktion neu ist oder aktualisiert (in Rot dargestellt) wurde.

Vorteile:

  • Einfach und schnell zu versenden.
  • persönliche Planungsübersicht für jeden Mitarbeiter.
  • Entscheidung wann die Planung gesendet werden soll.

Wie sende ich eine persönliche Planungsübersicht:

  1. Gehe zum Modul: Personalplanung
  2. Klicke auf den Bildschirmfoto_2017-07-25_um_11.53.10.png E-Mail Button in der oberen Leiste
  3. Wähle eine Periode aus
  4. Wähle Projekte aus für die du die Planung senden möchtest
  5. Wähle Mitarbeiter aus, die die Planung erhalten sollen
  6. Klicke auf Senden in der unteren rechten Ecke
  7. Optional: Verfasse einen individuellen Text (optional)
  8. Klicke erneut auf senden. 

 

Drucke eine persönliche Planungsübersicht für jeden Mitarbeiter

Ein Ausdruck einer persönlichen Planungsübersicht ist individuell für jeden Mitarbeiter und kann als PDF an den Kunden gesendet werden. Die PDF basiert auf einer Vorlage, welche du nach deinen Bedürfnissen, in den Konfigurationsvorlagen bearbeiten kannst. Die gedruckte Planungsübersicht ist eine Lösung wenn in der via E-Mail gesendete Übersicht noch Informationen fehlen, die du gerne hinzufügen möchtest.

Informationen in der persönlichen Planungsübersicht:

  • Funktionsplanung, abhängig von der Vorlage.

Vorteile:

  • Kann bearbeitet werden.
  • persönliche Planungsüberischt für jeden Mitarbeiter.

Wie drucke ich eine persönliche Planungsübersicht:

  1. Gehe zum Modul: Personalplanung
  2. Klicke auf den Bildschirmfoto_2017-07-25_um_11.53.10.png E-Mail Button in der oberen Leiste
  3. Klicke auf Drucken in der linken oberen Ecke
  4. Wähle eine Periode aus
  5. Wähle Mitarbeiter aus
  6. Wähle aus einer Vorlage
  7. Klicke auf Drucken in der unteren rechten Ecke
  8. Lade die Datei als PDF oder Word Dokument runter, oder sende es per E-Mail
  9. Klicke auf 'Liste speichern und anhängen' um das Dokument später beim jeweiligen Mitarbeiter in der Widgetleiste zu sehen

Rentman Tipp: Nutze Liste_speichern_und_anh_ngen.png um Dokumente im Mitarbeitermodul bei Mitarbeitern anzuhängen. So kannst du nachsehen, wann du das letzte Mal eine Planung erstellt hast und kannst diese jederzeit wieder herunterladen.

 

Sende deine Projektplanung

Eine Projektplanung ist eine ausgedruckte PDF mit allen Informationen deines Projekt, inkl. Planungsübersicht deiner Mitarbeiter.

Informationen in der persönlichen Planungsüberischt:

  • Projektinformationen,abhängig von der Vorlage..

Vorteile:

  • Können bearbeitet werden.
  • Beinhalten alle Projektinformationen.

Wie sende ich meine Projektplanung:

  • Gehe zur Projektübersicht im Projekt Modul.
  • Im Projektmodul: Klicke den 'weitere Aktionen' Button und wähle die richtige Vorlage (Callsheet).
  • Im Projekt: Klicke auf 'Dokument drucken' und wähle die richtige Vorlage (Callsheet).
  • Klicke auf E-Mail die PDF driekt an alle Mitarbeiter zu senden. 

Die standartgemäße Vorlage hierfür ist das Callsheet, diese Vorlage ist in Rentman ab Werk verfügbar. Diese kannst du im Konfigurationsmodul bearbeiten.

 

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